Caso de Éxito: Oficina de Cooperación Universitaria


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Oficina de Cooperación Universitaria (en adelante, O.C.U.) es una multinacional española, en la que participan seis universidades y el Banco Santander, cuya misión es el desarrollo de soluciones y servicios tecnológicos para la gestión de universidades e instituciones de educación superior en España y América Latina. Su principal solución es el sistema informático UNIVERSITAS XXI, que utilizan cerca de 100 universidades de 9 países, permitiendo una gestión eficiente y automatizada de los procesos académicos, de investigación, de RRHH y financieros de estos centros. Para poder poner en marcha esta solución y llevar a cabo su actividad de forma eficiente, O.C.U. apostó por confiar en un proveedor especializado y externalizar su infraestructura en Arsys.

Manuel Rivera, Director de Comunicación y Marketing de O.C.U.

Aunque inicialmente  la relación entre ambas compañías se limitaba a los servicios de alojamiento para su propia página web, rápidamente quedó claro que la alianza entre O.C.U. y Arsys daba grandes resultados y O.C.U. enseguida pasó a utilizar diferentes soluciones de infraestructura IT de Arsys para poner en marcha sus numerosos proyectos y aplicaciones web.

En esta entrevista, Manuel Rivera, Director de Comunicación y Marketing de O.C.U., nos explica cómo ha evolucionado este partnership para dar respuesta al crecimiento que ha experimentado Oficina de Cooperación Universitaria en los últimos años.

  • ¿Cuándo comenzó la relación de O.C.U. con Arsys y por qué optastéis por las soluciones de Arsys?
    Hace muchos años, más de diez, pues las primeras necesidades fueron alojar algunas soluciones internas y la propia página web de O.C.U. en una plataforma sencilla de configurar, con buena relación calidad-precio y buenas referencias.
  • ¿Cómo han evolucionado las necesidades tecnológicas de O.C.U. desde entonces? ¿Y las exigencias de vuestros clientes?
    De un uso interno y modesto, pasamos a ofrecer progresivamente servicios de alojamiento a las universidades en la plataforma UNIVERSITAS XXI, cuyo alojamiento optamos por externalizar en el Centro de Datos de Arsys.  Eran los primeros tiempos de hosting  y no se utilizaba el término Nube o  Cloud, que hoy es tan conocido y todos utilizamos. Nos costaba convencer a nuestros clientes  de las ventajas de un servicio alojado y administrado en un centro externo, a pesar de ser evidentes por su especialización, profesionalización, capacidad de crecimiento, adaptabilidad, etc. Progresivamente y con el paso de los años, la oferta de las soluciones UNIVERSITAS XXI en modo Cloud se ha convertido en algo ya habitual, y así lo perciben las universidades clientes, y nuestra confianza en Arsys se ha mantenido y fortalecido.
  • ¿Cuáles son los principales servicios que ofrece actualmente O.C.U. a las universidades y cómo os facilita que su alojamiento esté externalizado?
    El principal servicio que O.C.U. ofrece a las universidades es el sistema informático de gestión universitaria UNIVERSITAS XXI. Es un sistema que permite a las universidades automatizar sus procesos académicos, de investigación, de gestión del profesorado, de los estudiantes y de los empleados y gestores, gestionar sus presupuestos, automatizar sus procesos de compra, etc. Gracias a la alianza con Arsys, podemos ofrecer a las universidades e instituciones de educación superior UNIVERSITAS XXI en la Nube, con las ventajas asociadas a esta modalidad de servicio y que permiten que estos centros enfoquen sus recursos a sus propias actividades docentes, sin las complejidades técnicas que supondría su administración interna.
    Además, cuando nuestros clientes optan por el modo Cloud de UNIVERSITAS XXI, para nosotros supone una ventaja añadida, ya que trabajamos sobre un entorno homogéneo y con ágiles herramientas de administración. Para ello, contamos con diferentes soluciones de infraestructura, como Servidores Dedicados, Servidores Cloud, diferentes soluciones de almacenamiento y backup, así como servicios adicionales de seguridad, balanceo y monitorización para garantizar la disponibilidad y privacidad de la plataforma en todo momento.
  • También contáis con un servicio de Soporte Técnico personalizado, lo que se conoce en el sector como Technical Account Manager, ¿exactamente qué os aporta tener este nivel de Atención al Cliente?
    Contar con una persona de referencia en la relación con una organización, en este caso en la relación con un proveedor muy importante para nosotros, es muy deseable. Además, si esa persona es capaz de entender nuestros planteamientos técnicos y, como es el caso, es capaz de construir una estrecha relación de confianza entre ambas empresas y mantener una comunicación ágil, el servicio se convierte en algo  plenamente satisfactorio.
  • ¿Qué otros servicios digitales tiene previsto ofrecer O.C.U. a corto y medio plazo?
    Recientemente, hemos potenciado nuestra cartera de productos y servicios, ofreciendo a las universidades servicios de consultoría en gestión documental, administración electrónica y seguridad informática. Estos servicios han tenido muy buena acogida y ha sido un placer ayudar a diferentes clientes en estos ámbitos, y en el horizonte tenemos más proyectos en esta línea, además de nuevas implantaciones de UNIVERSITAS XXI.
    Actualmente, estamos en una fase de expansión del servicio en Cloud que ya ofrecemos, con una progresiva evolución de nuestros servicios en la Nube, además de potenciar el modelo y la colaboración con Arsys con nuestros clientes de Latinoamérica.
  • ¿Creen que el Cloud es el futuro del mundo académico?
    Una universidad es una organización que, según su tamaño, puede gestionar a decenas de miles de estudiantes, y a miles de empleados. Es, por tanto, una organización grande, con gran cantidad de procesos y con una importante carga de descentralización en la gestión, donde resulta clave el uso de las TIC de cara a la automatización eficiente de los procesos y la creación de valor para sus usuarios. En ese sentido, y al igual que sucede con organizaciones de otros ámbitos, la tendencia hacia modelos Cloud es claramente el futuro.
    O diciéndolo de otro modo, “Zapatero a tus zapatos”: las organizaciones deben focalizarse en sus actividades de negocio y de creación de valor, y apoyarse en otros actores especializados para construir su propuesta de valor. En ese sentido, dar el salto a la Nube permite delegar la explotación de los sistemas informáticos en un modelo contrastado, eficiente, escalable e innovador.

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