Consejos para gestionar los entornos IT complejos

La pandemia de coronavirus nos puso las cosas claras y las empresas patas arriba: había que adoptar, de urgencia, el teletrabajo para poder sobrevivir. Muchos trabajadores tuvieron que quedarse en sus casas y comenzaba una época de incertidumbre, novedades y retos sin precedentes en la mayor parte de los casos.

La forma de trabajar ha evolucionado a partir de la estrategia de trabajo desde casa hasta la configuración del puesto de trabajo híbrido, en el caso de las empresas más aplicadas. Esta modalidad de puesto híbrido tiene, sin duda alguna, muchas ventajas tanto para las empresas como para los trabajadores, pero revela algo que también es cierto: los modelos de trabajo híbridos introducen cierta complejidad en la gestión de las aplicaciones para las empresas.

Los retos para las empresas fueron enormes. Había que adaptarse a las nuevas herramientas e implementar las aplicaciones específicas para gestionar el trabajo híbrido. Las empresas se vieron obligadas a desplegar rápidamente soluciones Cloud para adelantarse al cambio global hacia el trabajo remoto y a este modelo de trabajo híbrido.

Con todo esto surgieron problemas derivados de algo muy simple: algunos responsables de IT se centraron en poner a disposición de los empleados los recursos Cloud antes de pensar si realmente los necesitaban. Además, la complejidad en cuanto a número de herramientas y aplicaciones que tienen que utilizar los trabajadores puede tener un impacto negativo en su productividad, en lugar del esperable aumento de esta.  ¿Cómo luchamos contra esta desventaja?

Primer paso: la aceptación de las aplicaciones autorizadas

La peor barrera en cualquier estrategia de teletrabajo o de puesto de trabajo híbrido es la aceptación por parte de los empleados de las herramientas autorizadas. Sucede en todos las organizaciones: Algunos se negarán en redondo a ello y habrá otros más tolerantes o abiertos a las novedades. Una buena manera de lograr una gestión eficaz de las aplicaciones es conseguir que los empleados las acepten de buen grado.

Existe un problema que se denomina en inglés «shadow IT», es decir, IT en la sombra, que consiste en que departamentos diferentes al de IT implementan sistemas por su cuenta para solucionar las deficiencias de los sistemas de información centrales. Esto genera, como se puede suponer, situaciones complejas que son, en parte, las que queremos evitar a toda costa.

Precisamente, una de las causas de la IT en la sombra es la insatisfacción de los empleados con las herramientas del puesto de trabajo digital que les ofrece la organización. También está la resistencia al cambio que ya comentamos cuando están acostumbrados a determinadas herramientas existentes, con las que probablemente llevan años trabajando.

La clave está en determinar qué aplicaciones son necesarias para los empleados en cada una de las diferentes áreas. El objetivo debe ser centrarse en productos que sean fáciles de usar, que ayuden a los empleados a realizar su trabajo y que sean realmente necesarios.

Ajustar el número de herramientas de productividad

Un exceso de herramientas puede ser perjudicial para los empleados, que se pueden ver fácilmente sobrepasados por ellas. Por tanto, la selección de las herramientas adecuadas para mejorar la productividad debe ser cuidadosa, y evitar el exceso eliminando las que no se utilizan o no son adecuadas.

Además, el exceso impacta negativamente en los responsables de IT , que han de tener mayor visibilidad de la red corporativa para mejorar la gestión de las aplicaciones y reducir los riesgos. Que las diferentes herramientas en la nube tengan fácil configuración y acceso es una ventaja para el usuario, pero supone esfuerzos extra para el departamento de IT  y un mayor riesgo.

Cuantas más aplicaciones se utilicen sin la visibilidad y el control de IT, más vulnerabilidades estarán fuera de su conocimiento, lo que redunda en una mayor inseguridad ante ciberataques.

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