El email como medio para compartir archivos pese a su inseguridad

El email es una de las herramientas más utilizadas en casi cualquier ámbito, pero sobre todo en el empresarial. Es la herramienta «canónica», prácticamente, para establecer la comunicación entre miembros de un mismo equipo, entre departamentos o con cualquier persona, dentro o fuera de la organización. Por otro lado, compartir archivos o datos entre compañeros es más que necesario, y el email se convierte en la herramienta más a mano para ello. Sin embargo, es una de las peores desde el punto de vista de la seguridad y de la privacidad de los datos. No es una herramienta segura, pero se utiliza muchísimo.

Tanto es así que existen muchas soluciones para blindar un poco el email contra los ataques más comunes, como lo son los diferentes virus y malware que se distribuyen por esta vía, los intentos de phishing, y muchos otros riesgos. Pero no solo nos referimos a esa seguridad, sino que, por sí mismos, los correos electrónicos no están cifrados ni autentificados de ninguna manera, lo que significa que personas diferentes al emisor y al receptor pueden, potencialmente, acceder a ellos y leerlos.

Más de la mitad de los trabajadores utilizan el e-mail para compartir archivos

Una encuesta de NordLocker sobre el intercambio de archivos y la seguridad descubrió que el 58% de los trabajadores en EE. UU. y el 56% de los del Reino Unido utilizan el correo electrónico como el método más común para compartir archivos. Por otro lado, cerca del 35% utiliza servicios en el Cloud para estos fines; un 27% de los estadounidenses y el 46% de los británicos utilizan aplicaciones de mensajería instantánea; y el 14%-15% utilizan unidades de almacenamiento externas. Tan sólo el 10% utiliza servicios de transferencia de archivos del estilo a WeTransfer.

Es difícil entender por qué se utiliza tanto un sistema de comunicación tan propenso a ser puesto en jaque por los ciberdelincuentes desde el punto de vista del profesional de TI y de la seguridad, pero lo cierto es que es una herramienta tan arraigada en la cultura empresarial y tan utilizada «para todo», que la gente sigue confiando en él con su información personal.

Para hacernos una idea del riesgo que corremos al utilizar el email como servicio de intercambio de archivos, si un atacante se hace con nuestra contraseña tendremos expuestos todos los archivos adjuntos, todos los documentos sensibles (incluyendo fotos privadas u otros contenidos). Y ya sabemos que la cultura en cuanto a las contraseñas tiene aún mucho camino por recorrer, en general, dentro del mundo empresarial. Hay que generar contraseñas robustas y cambiarlas con frecuencia.

Para muestra de la gravedad del riesgo que corremos al utilizar el email como método de intercambio de archivos, un botón: el 32% de los encuestados de EE. UU. y el 20% de los usuarios del Reino Unido hicieron clic en un enlace de un correo electrónico scam. Alrededor del 7% de los usuarios de EE.UU. y el 8% de los del Reino Unido fueron víctimas de Ransomware que bloqueaba el acceso a sus propios archivos. Además, el 23% en los EE. UU. y el 14% en el Reino Unido sufrieron el robo de contraseñas.

¿Cuál es la mejor manera de compartir archivos?

Desde luego, si no se toman las medidas necesarias, el email no lo es. Sin embargo, existen muchas soluciones en el Cloud para compartir archivos, desde las que sirven exclusivamente para eso, como el mencionado WeTransfer (una herramienta que, además, aporta cifrado), hasta soluciones de Cloud Storage. Lo cierto es que las herramientas como WeTransfer se utilizan de manera puntual, porque lo más recomendable es disponer de herramientas de trabajo colaborativo, o soluciones integrales, como puede ser Office 365.

Esta es la versión Cloud de un paquete Office tradicional, pero que permite acceso a Office 365 desde cualquier dispositivo conectado, con la aplicación OneDrive para sincronizar nuestros archivos, y muchas otras como Exchange, mensajería instantánea, aplicaciones para videoconferencias, pantallas compartidas, almacenamiento en la nube, así como da la posibilidad de trabajar en documentos de forma compartida por varios usuarios, algo ideal en tiempos de teletrabajo.