Qué es un ERP y por qué le interesa tenerlo a tu empresa

La complejidad de gestión de una empresa es enorme, y más cuantos más sistemas y servicios se ofrecen. Los procesos internos necesarios para que la empresa marche hacia delante son numerosos, por ejemplo, finanzas, RR. HH., manufactura y cadena de suministro, servicios, compras… Gestionar todos esos procesos e integrarlos en una sola herramienta es la razón de ser de los llamados ERP, o Enterprise Resource Planning (en español Planificación de Recursos Empresariales).

Básicamente, un ERP es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de las operaciones de la empresa en un único lugar. La gran mayoría integran aquellas operaciones que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.

Muchos de estos sistemas cuentan con funcionalidades estándar, es decir, se venden como un paquete de funcionalidades, aplicaciones y herramientas cerrado. Otros pueden ser diseñados a la medida de un negocio, pero no solo serán más complejos sino que su coste será también más elevado. Sea como fuere, el ERP funciona como un sistema integrado, es una única aplicación con acceso a una base de datos centralizada, aunque podamos utilizar menús modulares, por ejemplo. Actualmente, el ERP es una herramienta fundamental para la elaboración y gestión de una estrategia empresarial.

Objetivos y características de un ERP

Podemos decir que, principalmente, los objetivos de un ERP son cuatro:

  • La optimización de los procesos empresariales.
  • Facilitar el acceso a la información desde un único punto.
  • Favorecer la posibilidad de compartir la información entre todos los componentes de la organización, dentro de un departamento o un equipo.
  • Optimizar tanto el uso de datos como la ejecución de operaciones, eliminando todos aquellos elementos innecesarios.

Las operaciones actuales son cada vez más complejas y se necesita más capacidad de procesamiento, incluyendo módulos de machine learning que nos ayuden a gestionar y analizar Big Data, para llevar la inteligencia y eficiencia a cada aspecto del negocio.

Además, el machine learning permite automatizar procesos y los módulos de analíticas predictivas dan soporte a la toma de decisiones en tiempo real con gran eficacia. Un ERP funciona a partir de una base de datos centralizada a la que acceden los diferentes componentes. A su vez, estos componentes interactúan entre sí consolidando las operaciones. Para que todo funcione bien en un sistema ERP, los datos que se capturan deben ser completos, consistentes y comunes, una de las premisas básicas, por cierto, en los sistemas Big Data.

Es frecuente que las empresas que implantan un ERP tengan que modificar o adaptar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Esto forma parte también del proceso de optimización que lleva implícito implantar un sistema de Planificación de Recursos Empresariales.

Los ERP más utilizados en España

Como comentamos anteriormente, existen muchas soluciones ERP en el mercado, y si incluimos los ERP a medida (que suponen un gran coste y de los que es difícil sacar rendimiento a no ser que se trate de una empresa de tamaño considerable con necesidades muy específicas), el abanico es aún mayor.

Sea como sea, en España hay tres ERP principales en cuanto a adopción y uso: SAP HANA, Microsoft Dynamics 365 y Sage ERP. Cada uno de ellos ofrece características diferenciadas, como la integración con Office 365 (por ejemplo en Sage, además de Microsoft), o las soluciones de Financial Planning que ofrece SAP HANA. Son sistemas muy complejos que buscan optimizar al máximo las operaciones en la empresa y que, en muchos casos, precisarán de una adaptación interna, tanto de procesos como del personal que lo utilizará, que redundará en un mejor rendimiento, mayor productividad, un mejor control financiero y más beneficios.

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