¿Qué es la gestión del ciclo de vida de los datos?

Los negocios crecen y cada vez manejan más y más datos. La tendencia es al alza y, como nos podemos imaginar, cada vez es más complejo lidiar con los datos, analizarlos, procesarlos e, incluso, almacenarlos. Para gestionar todo esto existe lo que se llama la gestión del ciclo de vida de los datos, un concepto muy interesante que pasamos a explicar. 

Por gestión del ciclo de vida de los datos entendemos el proceso de gestión de la información siguiendo la vida de los datos desde el momento en que se crean y almacenan por primera vez, hasta el momento en que se archivan o destruyen cuando dejan de ser útiles. Es un concepto análogo al ciclo de vida del software, que se ocupa de este en todas las fases de su desarrollo, desde la concepción y diseño iniciales, hasta las actualizaciones y parches futuras.

¿Cuáles son las fases de la gestión del ciclo de vida de los datos?

La gestión del ciclo de vida de los datos suele dividirse en tres etapas distintas que abarcan los datos a lo largo de su vida. Estas tres etapas son crear, conservar y retirar, y se explican así. En primer lugar, tenemos la creación y adquisición de los datos. Después, tenemos que considerar la retención y protección de estos, y luego hemos de fijarnos en su retirada. Dentro de estas «categorías» existen otras pequeñas fases como pueden ser la recopilación de datos, la protección de datos y la destrucción de datos cuando es necesario. Vamos a verlo en detalle:

  1. Adquisición y creación de datos. Esta primera etapa se refiere a cuando los datos se crean o transfieren al sistema, lo que implica crear archivos, clasificarlos para facilitar su recuperación y determinar los controles de acceso.
  2. Retención y protección de datos. Una vez adquiridos los datos, hay que almacenarlos y conservarlos. Se trata de garantizar la redundancia de los datos mediante backup, la seguridad al emplear soluciones de protección como el cifrado y la seguridad física del servidor. Además de la exactitud, validando y auditando continuamente los archivos para garantizar la exactitud de los datos.
  3. La retirada de datos en el sentido de que hay que deshacerse de ellos cuando no son útiles. Esto implica o bien el archivo de los datos o bien, su destrucción por no ser operativos.

Beneficios de la gestión del ciclo de vida de los datos

Las empresas que aplican la gestión del ciclo de vida de los datos y garantizan un buen manejo de la información que generan en sus operaciones diarias tienen muchas ventajas inmediatas, como pueden ser:

  • Una adecuada estrategia de gestión del ciclo de vida de los datos permite cumplir con los requisitos implementados por cada sector industrial para el almacenamiento de datos. Garantiza una buena infraestructura de protección de datos, lo que ayuda a su seguridad en caso de riesgo o emergencia. Esto se aplica tanto a la información interna como a los datos de los clientes con los que trabaja la empresa.
  • La extracción y el mantenimiento de la información a lo largo del ciclo de vida de los datos permite disponer siempre de valores actualizados.
  • Disponibilidad de datos limpios, útiles y precisos que están a disposición de todos los usuarios. Esto aumenta la agilidad y la eficiencia de los procesos de la empresa.

Las mejores prácticas para la aplicación de la gestión del ciclo de vida de los datos

Estas son algunas de las cosas más importantes que hay que tener en cuenta para establecer una política de gestión del ciclo de vida de los datos:

  • Crear y definir los tipos de datos que rigen el tratamiento de cada tipo de archivo.
  • Utilizar un esquema de nomenclatura coherente que se aplique a todos los datos de la organización. Si se asegura de que todo tiene el nombre adecuado, los datos son más fáciles de gestionar y de acceder.
  • Guardar los nuevos datos mediante un plan de copias de seguridad, lo que garantiza la redundancia y nos protege de posibles pérdidas de datos por accidentes, desastres o ransomware.
  • Considerar la posibilidad de implementar un servicio de sincronización y compartición de archivos.
  • Es recomendable archivar los datos si se utilizan poco, o si simplemente deben conservarse para cumplir con las normas reglamentarias.
  • Es necesario despejar el espacio destruyendo los datos cuando lleguen al final de su vida útil. Una política de destrucción o eliminación adecuada es fundamental para garantizar que no se elimine accidentalmente nada que deba archivarse para su posterior consulta.

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