El trabajo híbrido y su impacto real en las empresas

Ya hemos hablado en otras ocasiones del modelo de trabajo híbrido, de las ventajas que supone para las organizaciones y las personas, y de las dificultades que introduce en cuanto a la gestión de IT. Nos quedaba un punto importante que es el de cómo se transforman las empresas, en la realidad, cuando se incorpora esta modalidad de trabajo.

Porque existe una transformación real que va más allá de lo teórico, que implica no sólo a las personas, sino también al espacio físico de trabajo (las oficinas), y otras consideraciones que veremos en este artículo.

El tsunami del puesto de trabajo híbrido

Ya sabemos que la irrupción de la pandemia puso patas arriba toda nuestra vida, tanto la personal como la profesional. Tuvimos que reaccionar rápidamente ante cambios externos que fueron a veces demasiado duros como para que algunas empresas sobreviviesen. Para cualquier empresa que estuviese en aquel momento trabajando en su transformación digital, la pandemia tuvo un efecto tsunami desolador.

Muchas de ellas invirtieron mucho en infraestructura, aplicaciones y herramientas para que sus fuerzas de trabajo pudiesen desempeñar sus tareas con solvencia online y, sobre todo, desde casa. El Cloud se convirtió en la tabla de salvación.

Todo eso, que durante los meses de confinamiento estricto fue imprescindible para seguir adelante, se mezcla, una vez que las empresas se abren más gracias a las menores restricciones por motivos sanitarios, con la adopción del entorno de trabajo híbrido. Es decir, el entorno en el que los trabajadores pueden desempeñar su labor desde cualquier parte, ya sea en la oficina, en sus casas, en itinerancia, desde lugares públicos, y un largo etcétera.

El reto del modelo de trabajo híbrido, desde el punto de vista de la empresa, es que se pasa de un entorno controlado al 100% (el presencial), a uno que presenta novedades y puntos críticos que solucionar.

Porque no hablamos de teletrabajo al 100%, sino de combinar infraestructuras. De un lado, las ya conocidas y establecidas antes de la pandemia; de otro, las infraestructuras en la nube y las herramientas de colaboración desplegadas durante el confinamiento, pensadas para asegurarse de que los empleados trabajaran desde casa con todo lo necesario para hacer su trabajo.

En ese segundo caso, los equipos de IT tuvieron que idear cómo dar servicio a los empleados remotos sin la misma visibilidad que tenían en la red corporativa. Ahora, el reto es adaptarse a que los empleados trabajen desde cualquier lugar combinando la colaboración en persona con la flexibilidad de la distancia.

Claves para reducir esa complejidad inherente al modelo de trabajo híbrido

Existen muchas maneras de reducir la complejidad del entorno de trabajo híbrido sin incurrir en grandes desarrollos, ni en grandes partidas presupuestarias. Veamos las más importantes.

La primera medida es utilizar las herramientas adecuadas. Disponer de las herramientas colaborativas adecuadas reduce significativamente la complejidad. Ya sea utilizando Microsoft Teams, Zoom o cualquier otra herramienta (o suite) adecuada, podemos tener tanto eficiencia como una gestión homogénea. Por ejemplo, ¿son realmente necesarias las videoconferencias? Existe una cierta fatiga en relación con las videoconferencias constantes. Estas pueden no ser tan necesarias para todas las funciones del equipo. Por tanto, una herramienta basada íntegramente (o con gran peso) en videoconferencias puede no ser la más indicada. Otras como Slack, por ejemplo, son una forma sencilla de colaboración no entre empleados y también con clientes, proveedores y socios.

Antes de la pandemia se podía disponer tan sólo de una herramienta de colaboración. Hoy, elegimos la herramienta adecuada en función de la forma de colaboración preferida, ya sea textual, en vídeo o por voz. Es necesario evaluar bien todas sus opciones y asegurarse de que se utilizan las herramientas adecuadas.

Otra manera de gestionar la complejidad es haciendo un buen uso de los escritorios virtuales. Estas herramientas, en auge a raíz de la pandemia, tienen (como todo) sus ventajas e inconvenientes. La ventaja inmediata es que ofrecen a los empleados una experiencia digital sin fisuras independientemente de su ubicación, a la vez que reducen la carga de gestión de los equipos de IT. Por el contrario, se elimina gran parte de la visibilidad y el control sobre la infraestructura subyacente.

Es clave entender que, mientras avanzamos hacia un entorno de trabajo híbrido, debemos asegurarnos de que es posible dar el mismo servicio de soporte y asistencia a un empleado sentado en su mesa, en la oficina, que a otro que trabaje desde su casa, o desde un aeropuerto mientras espera el siguiente vuelo.

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