¿Qué es AVaaS?

Para un negocio puede ser muy interesante disponer de un sistema de herramientas audiovisuales de última generación y de herramientas colaborativas. Hacer presentaciones, organizar seminarios, videoconferencias, cursos especializados o cualquier otra tarea que implique comunicar algo a muchas personas necesita de este tipo de sistemas.

Compartir documentos o una pizarra digital, organizar salas para charlas o consultorios individuales son otras tareas que cada vez más organizaciones abordan dentro de sus programas de formación. La cuestión que se plantearán muchas de ellas es si disponen del tiempo suficiente como para administrar y configurar estas herramientas o si tienen, incluso, los recursos necesarios para ello, incluyendo al personal dedicado a estos menesteres.

Como sucede con otros Servicios en la Nube, AVaaS, o Audiovisual as a Service, viene a cubrir las necesidades en materia de herramientas audiovisuales para las empresas que no dispongan de los recursos necesarios o que, simplemente, opten por externalizar este tipo de tareas. También es una buena opción para quienes buscan instalar o actualizar sus sistemas, pero sufren restricciones presupuestarias o no tienen los recursos internos para garantizar que el equipo funcione de manera eficiente y efectiva.


Los problemas de equipos y herramientas audiovisuales pueden ser complicados: problemas de conectividad, cables y equipos dañados que se traducen en reuniones perdidas, tiempos muertos y costes de reparación potencialmente elevados son los más destacados.

Los proveedores de AVaaS trabajarán más como consultores de estrategia, evaluando varias soluciones y funciones que como simples instaladores de equipos y software. Ya que las herramientas audiovisuales son clave en las operaciones comerciales del día a día, entre otras cosas, es necesario comprender los procesos y funciones de la organización para poder dar un buen servicio.

Principales beneficios y ventajas de AVaaS

El servicio AVaaS es adecuado para diferentes áreas como la videoconferencia, ingeniería (con el uso de un servicio de asistencia audiovisual), señalización digital, soporte para equipos y eventos a gran escala y también en instalación e integración. Veamos las principales ventajas y beneficios que aporta.

Optimizar operaciones y reducir costes

Uno de los mayores beneficios de este modelo de servicio es la capacidad del cliente para dejar de tener hardware en propiedad (y eliminar esa inversión que es a veces de importancia) y administrar sus costes de mano de obra de manera optimizada. La externalización de estas funciones libera grandes cantidades de tiempo. Además, el proveedor de servicios se hace responsable del ciclo de vida completo del equipo y el software, así como de proporcionar informes sobre uso, vida útil de los diferentes elementos y tiempo de inactividad para tomar decisiones sobre la utilización de los equipos.

Mejores relaciones con los clientes a largo plazo

Si una empresa mantiene una relación a largo plazo con un proveedor de AVaaS, los clientes acabarán ahorrando mucho tiempo y dinero. Los proveedores de servicios pueden gestionar la fase previa a la venta, la integración real in situ, la fase de posventa y cualquier tema administrativo como un único flujo de trabajo.

Tener el mismo equipo externalizado familiarizado con el funcionamiento interno de la empresa permite una rápida y eficiente solución de problemas. Esto es muy relevante cuando se da un problema en un momento delicado, por ejemplo, en medio de una multiconferencia con directivos o clientes muy importantes. Es en esos casos cuando la relación duradera con el proveedor da sus réditos, pues normalmente se llegará a la solución del problema rápidamente.

Es una solución escalable y flexible

Como sucede prácticamente en cualquier servicio en Cloud, el modelo AVaaS permite escalar rápidamente los recursos necesarios para cualquier proyecto. Una vez que se ha probado un sistema de gestión de procesos y proyectos, los proveedores de servicios pueden duplicarlo fácilmente en otras salas de reunión, o incluso en otros edificios y sucursales de la empresa.