Mi trabajo más fácil gracias a Exchange

Parece mentira que un cambio en la aplicación de correo de mi empresa haya supuesto tanta mejora en el trabajo diario.

Y eso que yo era reticente a cambiar de correo… Tener que aprender una nueva herramienta cuando ya estás habituado a usar la que tenías es siempre algo pesado y que lleva un tiempo.

Exchange en tu BlackBerry, iPhone, etc. Donde quieras Pero fue más fácil de lo que pensaba.

En pocos días me acostumbré a usar Microsoft Outlook, que trabaja con el servidor Exchange a las mil maravillas. El uso del correo normal es muy parecido al de cualquier otra herramienta de correo, pero aparecieron otras mejoras que no teníamos antes en la empresa que me facilitaron mucho algunas tareas.

Por ejemplo, antes para poder reunirme con los compañeros por un trabajo en equipo teníamos que llamarnos o enviarnos mensajes hasta encontrar una fecha común en la que poder reunirnos. Era una tarea que muchas veces se complicaba bastante, según los asistentes.

Ahora sólo tengo que abrir una nueva cita y comprobar la disponibilidad de los asistentes, y todo en tiempo real desde mi aplicación Outlook, que me muestra para cada asistente su estado de ocupado o libre para cada día y hora. Sólo tengo que buscar una fecha en que todos estemos libres, invitarles a la reunión y listo. La nueva reunión aparecerá marcada en el calendario de cada asistente.

Otro ejemplo, es el de las tareas. Antes tenía que guardar una lista de las cosas que tenía que hacer en mi agenda. Y no veas la que se montaba cuando se me olvidaba en casa… Pero ahora, tengo la lista de tareas siempre disponible junto a mi correo, accesible desde cualquier parte.

Y no digamos el tema de las versiones de los informes. Cuando teníamos un informe común que presentar con algún compañero, teníamos tropecientas versiones en los PCs de trabajo y al final no sabíamos lo que habíamos hecho ni cuál era la versión definitiva. Además, nos obligaba a estar en el trabajo si teníamos que acceder a las versiones, ya que estaban en los PCs de cada uno.

Ahora, compartimos una carpeta pública dentro de Exchange donde guardamos los trabajos comunes, los tenemos compartidos y podemos saber lo que cada uno ha hecho hasta el último momento. Y lo mejor: lo podíamos revisar desde casa.

Otra de las ventajas, que ya he indicado es que puedes ver tanto tu correo como tus contactos, tareas, calendario y documentos compartidos desde cualquier parte, gracias a que tiene una versión web del correo con todas las funcionalidades, accesible desde cualquier PC con acceso a Internet. Incluso puedes acceder desde tu móvil, iPhone 3G, o PDA, aunque esto no nos ha hecho falta todavía.

En definitiva: creo que soy un total convencido de que el cambio a Exchange nos ha solucionado muchas tareas en la empresa y nos ha hecho más sencillos muchos trabajos. Tras haber trabajado con Exchange se me haría muy difícil tener que volver a una aplicación de correo estándar.

Si no lo has probado, comprúebalo tú mismo, ya verás como no quieres volver atrás.