Cómo almacenar los datos de los empleados bajo el RGPD

Con la entrada en vigor del  Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la obligación de que las empresas registren las jornadas laborales de sus empleados, muchos responsables de recursos humanos y técnicos se han planteado cuál es la mejor plataforma tecnológica para alojar los datos de sus empleados. En este artículo, te explicamos las mejores opciones, escenarios y casos de uso.

El 25 de mayo de 2018 empezó a ser aplicable el RGPD. Esta norma europea se completó con la publicación y entrada en vigor de la nueva Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (o LOPDGDD), que tiene como finalidad adaptar el ordenamiento jurídico español al RGPD y garantizar los derechos digitales de la ciudadanía. Se trata de dos normas fundamentales para garantizar la protección de los datos personales y, específicamente, los datos de los empleados en cualquier organización.

En el ámbito laboral, la LOPDGDD refuerza las garantías a favor del trabajador que ya estaban establecidas por la antigua LOPD, por la legislación laboral y la jurisprudencia, y les otorga «nuevos derechos digitales».

En este artículo veremos qué artículos de la nueva LOPDGDD afectan y benefician a los trabajadores, y cómo se traslada esto a un entorno Cloud. En concreto, veremos de manera resumida cuatro de los cinco principales preceptos, recogidos en los artículos 87 al 91, dedicados a regular cuestiones de interés para los equipos de Recursos Humanos de las empresas.

Los nuevos derechos digitales de los empleados

Uso de dispositivos digitales en el ámbito laboral

La Ley reconoce expresamente el derecho de los trabajadores a la protección de su intimidad en el uso de los dispositivos cedidos por la empresa. Obliga a las empresas, eso sí, a establecer los criterios de utilización de esos dispositivos por parte de los empleados. Por supuesto, los trabajadores deberán ser informados de tales criterios de utilización.

Además, se permite a la empresa acceder a los contenidos de los dispositivos digitales a los solos efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales y para garantizar la integridad de los dispositivos digitales. Esos accesos deben quedar sujetos a que la empresa especifique de manera precisa los usos autorizados de los dispositivos digitales en el caso de que se haya admitido el uso con fines privados, además de dar garantías para preservar la intimidad de los trabajadores.

Videovigilancia y captación de sonido en el lugar de trabajo

El uso de las imágenes captadas de los empleados, tanto con carácter general, como en el ámbito de la relación laboral también está regulado: la empresa puede hacer uso de las imágenes obtenidas a través de sistemas de videocámaras para el control de los trabajadores, siempre que se informe previamente de forma expresa, clara y concisa, tanto a los trabajadores como, en su caso, a sus representantes legales.

En relación con los derechos de los trabajadores, está prohibida la instalación de cámaras en lugares destinados al descanso como vestuarios, aseos, comedores…

En cuanto a la grabación de sonidos en el lugar de trabajo, solo se permite en los casos en que esté justificada por razones de seguridad de instalaciones, bienes y personas, respetando en todo caso el principio de proporcionalidad.

Uso de sistemas de geolocalización en el ámbito laboral

La empresa puede tratar datos obtenidos a través de sistemas de geolocalización para el ejercicio de las funciones de control relativas al cumplimiento de las obligaciones laborales de los trabajadores, siempre dentro de su marco legal y dentro de los límites del mismo. Como en supuestos anteriores, esto solo puede ser así si la empresa informa de forma expresa, clara e inequívoca, a los trabajadores, así como del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión.

Nuevo derecho a la desconexión digital en el ámbito laboral

Existe un nuevo derecho, relacionado directamente con el derecho fundamental a la intimidad, que es el de la desconexión digital tras la jornada laboral. Con ello se pretende garantizar la conciliación laboral con la vida privada, respetando el tiempo de descanso, permisos y vacaciones. Las empresas, previa audiencia de los representantes de los trabajadores, pondrán a disposición de los empleados una política interna en la que se definan los términos de dicho derecho.

¿Por qué la Nube es la mejor solución para garantizar la privacidad de estos datos?

Los datos de los empleados son datos personales. La Nube será la mejor solución para garantizar la privacidad de los datos de los empleados, ya que es la solución que nos permite:

  • Ahorrar en mantenimiento y en gestión y administración.
  • Potenciar nuestra Seguridad, siempre que elijamos un partner que ofrezca los mayores niveles de seguridad y confidencialidad.
  • Escalabilidad: la Nube permite disponer de recursos siempre que se necesiten.
  • Disponibilidad y ubicuidad, ya que los recursos estarán disponibles las 24 horas del día y los 365 días del año, y serán accesibles desde cualquier lugar en el que exista conexión a Internet.

Confiar en una buena solución de servicios en la Nube nos permitirá centrarnos en las tareas que nos conciernen, y en formar a nuestros trabajadores para que conozcan bien las políticas de seguridad, los protocolos y que hagan buen uso de los sistemas, a fin de no aumentar el riesgo de una violación de los datos, pérdida de estos, o cualquier mal uso de los sistemas que lleve a una violación de la privacidad.