Facturación electrónica ¿qué es, cómo funciona y cuándo es obligatoria?

Hasta hace poco no era un problema elegir nuestros propios métodos para facturar. Era posible usar problemas informáticos de diversa índole, incluso hacer facturas escritas a mano. Sin embargo, en los últimos años están surgiendo muchos cambios en asuntos relacionados con la facturación. Si hasta hace poco el gran protagonista de las novedades al emitir facturas era Verifactu, en breve tendremos una nueva normativa con nosotros,  la denominada facturación electrónica.

De hecho, es importante mencionar que Verifactu y factura electrónica no son lo mismo, a pesar que más del 40% de los profesionales los confunden o no tienen claras las implicaciones de cada normativa. Es por ello que hoy os queremos explicar en qué consiste esta nueva factura electrónica, cuándo comenzará a ser una obligación y cómo la debes empezar a realizar, junto con algunas diferencias y plazos junto con Verifactu. Es bueno que te prepares con anticipación, así que tener un poco más de información ya mismo siempre es una buena idea.

¿Qué es la facturación electrónica?

La factura electrónica es un nuevo marco de trabajo para enviar y recibir facturas que todas las empresas dedicadas a B2B estarán obligadas a implementar. Esto quiere decir que, si haces una factura a un particular no aplica la factura electrónica, pero si tu factura es hacia una empresa, entonces estás obligado a adoptar esta normativa. Además, esta normativa aplica tanto a emisores de facturas empresariales como a profesionales autónomos. Por ello las posibilidades de que te afecte son bastante amplias.

Este nuevo modelo de facturación incluye la creación de las facturas en un formato de intercambio de archivos y su comunicación entre clientes, proveedores y administraciones. El proceso te va a obligar a facturar con programas informáticos que tengan unas características bien concretas, adaptadas a esta normativa.

Esta medida está pensada para mantener un control más estrecho sobre las empresas, evitando el fraude fiscal y también llevando un control más estricto de los flujos de pagos y cobros, lo que debe impactar positivamente en la reducción de la morosidad entre empresas.

La facturación electrónica se ha consolidado como el eje central de la transformación digital empresarial en España y la Unión Europea y está impulsada por marcos normativos como la Ley Crea y Crece. En los próximos puntos te vamos a detallar cómo funciona.

¿Cómo funciona la facturación electrónica?

Cuando oímos hablar de factura electrónica nos viene a la cabeza la utilización de un software que consiga crear de manera digital la factura, pero los requisitos para considerarse factura electrónica son un poco mayores, ya que no es simplemente construir una factura con un programa informático y añadirte un QR. Para que lo entiendas bien vamos a ver cuál es el proceso y los requisitos necesarios para este nuevo modelo de facturación.

Generación de la factura en formato digital estructurado (XML o Facturae)

Como primer punto, el software que utilicemos para facturación debe ser capaz de generar un fichero informático en un formato estándar, basado en XML. El lenguaje XML no es más que un formato escrito sobre archivos de texto plano, que usa etiquetas para definir datos estructurados. Es un poco parecido a HTML, solo que sirve para construir cualquier entidad de datos.

Existen diversos formatos XML que vienen de estándares europeos que se han implantado también en España. Básicamente permiten albergar datos estructurados de manera precisa y entendible por cualquier sistema informático compatible. De esta manera, esos datos se pueden comunicar de forma segura sin que haya lugar a posibles fallos de interpretación. Es decir, en vez de construir la factura en un simple PDF, que cada empresa puede variar en su diseño y la forma de estructurar la información, se utiliza un formato estándar basado en texto con etiquetas para definir de manera clara cada uno de los campos de la factura, como los datos del emisor y el receptor, las cantidades, los impuestos imputados, etc.

Firmado electrónico mediante certificado digital cualificado para garantizar la autenticidad

Otro de los aspectos que caracterizan la factura digital es la firma que se tiene que producir en cada una de las facturas. La firma digital no es más que una cadena de texto que permite asegurar de forma inequívoca los datos del emisor y que además garantiza que la factura no ha sido modificada durante su tránsito.

Para realizar esta firma se tiene que utilizar un certificado digital expedido por alguna entidad, generalmente la casa de la moneda. En realidad es el mismo certificado que utilizas para acceder a las administraciones públicas y que usas o usarás en poco tiempo para tu software adaptado a Verifactu. Por tanto, esto en realidad no es nada nuevo.

Lo que necesitas saber es que ese certificado permite encriptar los datos en las comunicaciones. Al enviar las facturas es la pieza que garantiza la seguridad y la integridad de los datos.

Transmisión segura a través de plataformas públicas o redes privadas de intercambio

La transmisión de la factura se realiza en tiempo real, según se ha emitido. Para ello se utiliza Internet pero además unos nodos de intercambio de facturas. Piensa en ellos como si fuera el intercambiador de transportes públicos de tu ciudad, donde llegan viajeros (las facturas) desde varios tipos de transportes y se enrutan hacia otros transportes.

Para el trasiego de las facturas electrónicas se van a usar tanto nodos públicos como nodos de plataformas privadas dedicadas a la facturación electrónica. Además, la agencia Tributaria AEAT a través de una solución gratuita de facturación que habilita, te permitirá la comunicación de la factura a través de su nodo central de intercambio.

Recepción, validación informática e integración automática en el sistema contable

Los programas informáticos tienen que realizar todo el proceso de comunicación para enviar la factura pero también el proceso para recibir las facturas de tus proveedores. Todo este proceso informático estará dirigido por los softwares de facturación, con la correspondiente validación y verificación de la integridad de las facturas.

Para ello, los programas de facturación van a tener que integrarse con los nodos de intercambio de facturas. Al menos el nodo público y eventualmente los nodos privados. Esta comunicación se hace de manera transparente para los usuarios, lo que también ayuda a reducir las posibilidades de fallos humanos a la hora de realizar las declaraciones de impuestos o los asientos contables.

Notificación obligatoria de los estados de la factura (aceptación, rechazo y pago)

Otra de las grandes novedades de la normativa de facturación electrónica, es que el receptor de la factura está obligado a comunicar al proveedor las diferentes fases en las que se encuentra la factura que ha recibido.

Esas fases o estados indican si la factura ha sido aceptada o si ha sido rechazada (por ejemplo porque hay errores en las cantidades o valores facturados). También se debe declarar que la factura está pagada, cambiando el estado, en un plazo no superior a 4 días hábiles.

¿Cuándo es obligatoria la facturación electrónica en España?

La facturación electrónica va a convertirse en un requisito indispensable para empresas y profesionales, aunque los plazos de entrada en vigor de esta normativa, depende del tipo de empresa o profesional.

Entradas en vigor progresivas según el volumen de facturación anual de la empresa

La entrada en vigor de la obligación de factura electrónica entre empresas B2B se ha diseñado con un calendario escalonado, regulado por el marco de la Ley Crea y Crece y consolidado técnicamente con el Real Decreto 238/2026. Hasta hace poco solo se había publicado en el BOE que esta facturación electrónica comenzará en breve, pero todavía no se conocían los plazos. Pues bien, este 5 de octubre de 2026 ya se han aclarado los plazos y están comenzando a contar.

Por ello, hay que estar atento y tener esta fecha del calendario porque va a definir el momento en que tu empresa (o tú como autónomo) comenzará a estar obligada a realizar la facturación electrónica.

Plazos obligatorios para grandes empresas con facturación superior a 8 millones de euros

Las corporaciones y grandes empresas que presenten un volumen de operaciones o facturación anual superior a los 8 millones de euros son los primeros en tener que adaptarse. Para este tipo de empresas el plazo límite es de exactamente 12 meses a contar desde la publicación de la Orden Ministerial definitiva que inicie el plazo de la factura electrónica.

Calendario de implantación para pymes y trabajadores autónomos tras el desarrollo reglamentario

Luego, las empresas medianas, pequeñas y los autónomos podrán adoptar la factura electrónica con un año más de plazo. Por tanto, para estos tipos de agentes la obligatoriedad legal está fijada a los 24 meses, una vez iniciado el plazo oficialmente.

Obligatoriedad consolidada en contratos con la Administración Pública (B2G) bajo el estándar Facturae

Como quizás sepas, cuando facturas a las administraciones públicas necesitas utilizar también un XML bajo el estándar Facturae, además de presentar ese XML en los portales de entrega de facturas que ponen las administraciones a disposición de los profesionales o empresas.

Este mismo flujo que ya realizas si facturas a tu ayuntamiento o a otras administraciones se consolida todavía más con la factura electrónica, que comenzará a establecerse también cuando las transacciones sean entre empresas y profesionales.

Fechas límite para la adaptación de los programas informáticos al estándar Verifactu

Aparte de la facturación electrónica que estamos abordando en este post, tenemos el reglamento que se conoce popularmente como Verifactu. Esto no es exactamente la factura electrónica pero tiene bastante relación ya que establece unos mecanismos de trabajo bastante relacionados al trabajar con facturación.

De hecho, es importante mencionar que recientemente ha habido nuevos cambios de plazo para la entrada de verifactu. Ahora esta nueva normativa va a ser obligatoria junto con la entrada de la factura electrónica, compartiendo la misma fecha límite de adopción: octubre de 2028. De este modo, los profesionales y empresas solamente tendrán que adaptarse una vez a las normativas de facturación.

¿Cómo elegir un sistema de facturación electrónica?

Elegir el software para crear tus facturas electrónicas no es solamente cuestión de diseño, precio o funcionalidad. En realidad nos debemos fijar en aspectos relacionados con las normativas, los formatos de facturas y la seguridad. Es importante que investigues aspectos como los siguientes.

• Verificación de la homologación y certificación técnica según los requisitos de la AEAT: Pide al proveedor que concrete qué requisitos cumple y para qué régimen: la factura electrónica B2B y los sistemas informáticos de facturación. Actualmente no es obligatorio ningún requisito de facturación electrónica pero no empieces a trabajar con ningún software que no esté adaptado a Verifactu. En los próximos días se espera que la AEAT ponga en marcha el servidor público para comenzar a enviar las facturas electrónicas, por lo que en breve habrá programas adaptados a este requerimiento.
• Garantía de inalterabilidad, trazabilidad de registros y generación automática de código QR: Comprueba si permite seguir el historial de cada factura, detectar modificaciones y generar el QR cuando corresponda, aunque estos aspectos sean más requisitos de los sistemas informáticos de facturación.
• Capacidad de integración con ERP, software contable y plataformas de eCommerce: Valora si dispone de API o conectores que eviten introducir dos veces los datos y faciliten las integraciones con softwares que estés usando a día de hoy.
• Soporte para múltiples formatos estándares (Facturae, UBL, Peppol BIS Billing): Pregunta no solo qué formatos puede generar, sino también cuáles recibe y transforma.
• Niveles de seguridad cibernética, almacenamiento en la nube y copias de seguridad automáticas: Comprueba quién puede acceder a las facturas, cómo se recuperan ante una incidencia y cómo puedes exportarlas si cambias de proveedor. Son preguntas prácticas que a menudo se dejan pasar.

¿Cómo hacer facturación electrónica sin errores?

Aunque todavía no está en marcha la normativa para la facturación electrónica, te vamos a dar algunos consejos útiles para adaptarte a esta normativa.

Validación previa de los datos fiscales y el NIF de emisor y receptor

La emisión de una factura electrónica estructurada exige todavía más precisión en la identificación de las partes. Si falla cualquier identificación no se aceptará la factura porque la agencia la rechazará.

Configuración y vinculación correcta del certificado digital activo y la firma electrónica

Ten a mano tu certificado digital porque lo necesitarás para el proceso de sellado o firma electrónica de la factura. Si no lo tienes o va a caducar pronto debes sacarlo ya mismo en la FNMT.

Ten en cuenta que el certificado va asociado a una empresa o NIF. Por ello debes usar el certificado correcto para cada entidad que vayas a gestionar.

Desglose preciso de los tipos impositivos de IVA, retenciones de IRPF y exenciones aplicables

El archivo XML de una factura electrónica organiza la información financiera en nodos numéricos con un nivel de detalle elevado. Es imprescindible desglosar correctamente la base imponible, el tipo impositivo de IVA aplicable y las cuotas resultantes. Esto lo hará generalmente tu programa de facturación pero tú eres el responsable de introducir correctamente los datos.

Inclusión estricta de campos obligatorios B2B como el número de pedido y condiciones de vencimiento

Las transacciones comerciales entre empresas exigen incluir datos adicionales en el fichero estructurado para garantizar su correcta tramitación contable y evitar retrasos en el pago. Por ejemplo necesitarás indicar el número de pedido u orden de compra. Además es necesario ofrecer fechas de vencimiento correctas.

Verificación de la cadena de hash encadenado y conservación segura en el archivo digital

Es también importante trabajar con el hash de encadenamiento de facturas. Esto es algo que ya aplica el reglamento Verifactu. Básicamente hace que cada factura tenga una firma, hash criptográfico, y que incluya el hash de la factura anterior.

Así se encadenan las facturas en el sistema de almacenamiento de los sistemas informáticos, y en la AEAT, de modo que no puedan alterarse las facturas a lo largo del tiempo, porque de ser así los hash no coincidirían.

Regulación de facturación electrónica en transacciones entre empresas 2B2

El marco normativo de la Ley Crea y Crece para el control de la morosidad comercial  (Ley 18/2022) sitúa la facturación digital o factura electrónica en el centro de la estrategia para garantizar el cumplimiento del plazo legal máximo de pago de 60 días que establece actualmente la ley. Esto no solo cambia las reglas sino que además elimina la opacidad sobre las fechas reales de entrega, recepción y vencimiento de las facturas.

Los requisitos de interoperabilidad gratuita entre soluciones privadas y la solución pública de facturación exigen que todas las plataformas de mercado se interconecten sin costes adicionales para el usuario y mantengan una conexión permanente con el nodo central de la Agencia Tributaria. En otras palabras, debe existir un flujo universal e ininterrumpido de datos entre cualquier software, actuando la AEAT como nodo central para la sincronización.

También es clave la obligación legal de reportar el estado de recepción y la fecha de pago efectivo de la factura, que exige a las empresas y profesionales receptores notificar electrónicamente la aceptación, rechazo o pago completo del documento en un plazo estricto de 4 días naturales. Esto proporciona además a la administración la información exacta de los plazos reales de cobro.

Existen sanciones administrativas e impedimentos para acceder a ayudas públicas en caso de incumplimiento, por lo que no se puede ignorar esta normativa. Pueden caer multas de hasta 10.000 euros para las empresas que no permitan recibir facturas electrónicas o denieguen el acceso a los datos.

Por último, todo este marco conlleva una armonización con el proyecto europeo ViDA (VAT in the Digital Era) para operaciones transfronterizas. Por tanto, esto es algo necesario no sólo para operar en España sino a nivel europeo.

Facturación electrónica en operaciones intracomunitarias e internacionales

Todo esto encaja, como hemos dicho en normativas europeas que debemos atender, comenzando por la Directiva europea ViDA (VAT in the Digital Era) y la armonización del IVA digital en la UE, que redefine el tratamiento fiscal transfronterizo al imponer la emisión obligatoria de facturas electrónicas estructuradas en tiempo real para todas las operaciones intracomunitarias.

La Red Peppol (Pan-European Public Procurement Online): Conectividad transfronteriza para facturación B2B y B2G actúa como el estándar internacional de transporte seguro, permitiendo a las empresas enviar facturas electrónicas.

La emisión y registro de facturas en moneda extranjera bajo la normativa de la Agencia Tributaria permite detallar los importes comerciales en divisas distintas al euro, pero exige convertir obligatoriamente las cuotas de IVA a euros aplicando el tipo de cambio oficial del BCE o del Banco de España en la fecha de devengo.

Por último, el tratamiento de exportaciones y operaciones no sujetas a IVA en plataformas electrónicas exige codificar la exención fiscal (Art. 21 de la Ley del IVA) en la estructura XML asignando el código técnico correspondiente, el identificador fiscal del cliente extranjero y vinculando contablemente el registro de la factura electrónica con documentos aduaneros como el DUA de exportación para justificar la operación ante la Inspección.

Publicado el 07/10/2026 por:

Alberto Blanch

Jefe de Producto, destaca por su expertise en Ingeniería de Telecomunicaciones y Marketing. Su labor principal en Arsys se enfoca en la consecución de la mejora continua de nuestros servicios, garantizando que cada proyecto que emprendemos con nuestros clientes culmine en un rotundo éxito.