¿Qué es Dropbox y cómo funciona?
Dropbox es un servicio de almacenamiento de archivos en la nube que podemos usar para muchos tipos de tareas de nuestro día a día. Es un servicio tan clásico que es más que probable que algunos de los lectores de este post no habían nacido cuando Dropbox salió a la luz, en 2007. Si no sabes todavía en qué consiste y cómo puedes sacarle partido, te lo vamos a explicar ahora con todo detalle.
¿Qué es Dropbox?
Es un servicio de alojamiento de archivos que permite guardar y sincronizar cualquier información que tengas en el ordenador o tus dispositivos. Pero no solo eso, sino también compartir los archivos con quien necesites, liberar espacio en tu disco duro y hasta acceder a un historial de versiones, entre muchas otras cosas.
Es un servicio que puedes utilizar de manera gratuita, obteniendo 2 GB de espacio de almacenamiento para tus archivos para siempre. No es mucho pero lo suficiente como para darte cuenta de lo bien que va el servicio y tentarte para obtener la versión de pago, cuyo espacio de almacenamiento comienza en 2 TB, por 9.99 euros al mes (con pago anual, precios actualizados en el momento de escribir este post).
Funciona en cualquier sistema operativo (Windows, MacOS y Linux), así como en móviles y tablets con sus aplicaciones para iOS y Android, por lo que es una solución ideal para tener las cosas que necesitas en cualquiera de tus dispositivos, estés donde estés.
Principales características de Dropbox
Vamos a conocer ahora algunas de las características más importantes que tiene este servicio de almacenamiento en la nube.
Almacenamiento en la nube con sincronización automática
Lo primero y más importante: se trata de un servicio de almacenamiento de archivos remoto, al que puedes acceder a través de Internet. Su característica más destacable es que los archivos se sincronizan de manera automática en cualquier sitio donde hayamos iniciado la aplicación de Dropbox.
Eso quiere decir que tendrás tus archivos disponibles en cualquier dispositivo y siempre con las versiones más recientes, lo que resulta de mucha utilidad para cualquier persona que necesite acceder a sus datos en múltiples lugares.
Compatibilidad multiplataforma y acceso desde cualquier dispositivo
Como hemos dicho ya, Dropbox es multiplataforma, funcionando tanto en ordenadores de escritorio como en dispositivos móviles. Esto quiere decir, por ejemplo, que puedes tener tus archivos en el ordenador y acceder a ellos con tu móvil desde cualquier lugar, siempre que tengas una conexión a Internet.
Historial de versiones y recuperación de archivos eliminados
Las modalidades de pago tienen una utilidad para recuperar archivos que hayan podido ser eliminados de tu espacio de almacenamiento, incluso acceder a un historial de versiones. Solo ten en cuenta que el tiempo del historial o la capacidad de restaurar archivos eliminados sólo se ofrece durante un tiempo limitado, que depende del paquete de servicio que tengas contratado.
Carpetas compartidas y colaboración en tiempo real
Una de las utilidades más prácticas que ofrece Dropbox es la posibilidad de compartir archivos fácilmente. Por ejemplo, puedes tener una carpeta en tu almacenamiento de Dropbox y compartirla con cualquier persona a través de un simple enlace. Esto te puede ayudar por ejemplo cuando necesitas compartir un archivo que es demasiado pesado para enviarlo por email, pero también en muchas otras situaciones donde quieres comodidad y rapidez.
Otro aspecto destacado es la colaboración en tiempo real con los archivos, ya que aparte de compartir a través de un enlace, puedes hacer que otros usuarios de Dropbox puedan acceder a tus carpetas. Con ello consigues que todos estéis sincronizados, de modo que si alguien modifica o añade archivos a la carpeta, los vean al instante todas las personas que las estáis compartiendo. Esto es un proceso automático de sincronización, es decir, los archivos se actualizarán ellos solos en los ordenadores, de todos los usuarios con los que compartes siempre tendrán las versiones más recientes.
Seguridad mediante cifrado y autenticación en dos pasos
Por supuesto, todas las comunicaciones están aseguradas mediante cifrado de datos, para que nadie pueda robar la información cuando se está transfiriendo. Además debes autenticar en dos pasos para poder acceder al servicio, lo que aumenta la seguridad de las cuentas.
¿Cómo funciona Dropbox?
Si conoces otros servicios como One Drive o iCloud entenderás bien cómo funciona Dropbox, pues en el fondo todos son muy parecidos. De todos modos, vamos a explicarlo en los siguientes puntos.
Registro y creación de cuenta gratuita o de pago
Para poder utilizar Dropbox primero debemos registrarnos en el servicio. Podemos comenzar perfectamente con una cuenta gratuita, sin necesidad de introducir nuestros datos de pago, como tarjeta de crédito.
Por supuesto también podemos empezar pagando por el servicio, aunque no es necesario, ya que los 2 GB que ofrecen desde el principio nos permitirán probar si realmente nos interesa pagar para ampliar el espacio.
Una vez que tenemos nuestro usuario de Dropbox lo ideal es instalar la aplicación en nuestro ordenador o los dispositivos, para acceder a todas sus funcionalidades de una manera cómoda y completa. No obstante, también es posible acceder a nuestro espacio de almacenamiento a través de un navegador, algo muy útil por ejemplo cuando estás en un ordenador que no es tuyo y solo quieres conectarte un instante para ver o descargar algún documento.
Subida de archivos mediante arrastrar y soltar
Una vez tenemos instalada la aplicación se creará una carpeta en nuestro ordenador que funcionará igual que cualquier otro directorio de nuestro disco duro. Podremos simplemente arrastrar y soltar archivos u otras carpetas en ese directorio para que se suban automáticamente a la nube.
En los dispositivos funciona de una manera un poco diferente, ya que no existe la opción de arrastrar y soltar. En lugar de ello tendremos que utilizar la típica opción de compartir, que nos permitirá subir y organizar cualquier contenido en nuestro espacio de Dropbox.
Sincronización automática entre dispositivos conectados
Una vez que hemos subido el archivo se sincronizará de manera automática entre todos los dispositivos en los que hayamos iniciado la sesión con nuestro usuario. Da igual el número de ordenadores donde hayas iniciado sesión con tu cuenta de Dropbox, o el número de móviles o tablets donde tengas la aplicación instalada, en todos ellos tendrás los archivos disponibles prácticamente al instante.
Gestión de permisos y carpetas compartidas
Cuando sube los archivos o creas nuevas carpetas en tu espacio de Dropbox serán privados de tu propio usuario. Sin embargo, puedes alterar los permisos de las carpetas para que sean públicas, de modo que estén accesibles por otros usuarios a través de un enlace. Así mismo, también puedes compartir carpetas con otros usuarios de Dropbox para que todos estéis sincronizados con ese contenido en particular.
Integración con herramientas como Microsoft 365 y Google Workspace
Dropbox tiene integraciones con otras herramientas de almacenamiento, colaboración y trabajo en la nube, tales como Microsoft 365 o Google Workspace, pero también con aplicaciones de Adobe, Autodesk, Canva, Trello o Jira, por poner varios ejemplos.
¿Para qué sirve Dropbox?
Seguro que con lo que has leído hasta el momento te podrás hacer una idea bastante amplia de todas las posibilidades que te podría ofrecer Dropbox en tu día a día, Vamos a poner algunos ejemplos clásicos.
Guardar copias de seguridad importantes en la nube
Puedes usar Dropbox para guardar copias de seguridad de archivos en la nube. Es tan sencillo el proceso de subir los archivos que te resultará muy cómodo. Incluso podrías conectar tu cuenta de Dropbox a un servidor, para que los archivos de las copias de seguridad se envíen automáticamente a tu espacio de almacenamiento.
Compartir archivos grandes de forma segura
A veces tienes archivos grandes, como vídeos, que necesitas enviar a otras personas pero que es imposible por email, dado su gran tamaño. Con Dropbox el envío de estos archivos es tan sencillo como generar un enlace para compartirlos. Cualquier persona que reciba el enlace podrá descargar el archivo o el contenido de una carpeta fácilmente.
Colaborar en proyectos en tiempo real con otros usuarios
Con Dropbox puedes colaborar en proyectos en tiempo real de una manera cómoda, casi tan ágil como si esos archivos estuviesen en tu propio disco duro. Por ejemplo, podrías tener compartida la carpeta de un proyecto de sitio web, con todos sus archivos, entre varios usuarios. Entonces, cuando uno de los desarrolladores cambie un archivo, se actualizará de manera automática en el resto de los ordenadores de los otros usuarios que con los que lo has compartido.
Acceder a documentos desde cualquier lugar y dispositivo
Gracias al acceso de tus datos desde cualquier dispositivo puedes tener una carpeta con documentos importantes, o archivos escaneados (como tu DNI, el CIF de tu empresa, el pasaporte, etc.), de modo que dispongas de ellos en cualquier lugar. Así, aunque estés de viaje, tendrás siempre disponible una copia de esos documentos en tu móvil, algo que te aseguramos que te sacará de un apuro más de una vez.
Liberar espacio en disco sin perder acceso a tus archivos
Otra posibilidad también muy útil es la de liberar espacio en tu ordenador, sin perder el acceso a tus archivos. Esto lo puedes hacer gracias a las aplicaciones de Dropbox que son capaces de borrar tus archivos del disco duro local pero simular que están siempre disponibles para ti.
Esta es una configuración opcional pensada para ahorrar espacio en tus ordenadores y seguir ofreciendo una experiencia de usuario similar como si los archivos estuviesen realmente en tu disco. Es decir, los archivos no desaparecen de la carpeta de Dropbox, aparentemente seguirán allí, solo que no ocuparán espacio y, cuando los abras, se descargarán automáticamente.
Otras aplicaciones de Dropbox
Aparte de todas las funcionalidades en las que nos hemos centrado en este post, que están más asociadas al servicio de almacenamiento de archivos en la nube, Dropbox ofrece toda una serie de utilidades adicionales para sus usuarios. Por ejemplo, tiene un gestor de contraseñas, una herramienta para firmar documentos de manera remota, para enviar vídeos y recibir feedback de tus clientes, entre otras cosas.
Jefe de Producto, destaca por su expertise en Ingeniería de Telecomunicaciones y Marketing. Su labor principal en Arsys se enfoca en la consecución de la mejora continua de nuestros servicios, garantizando que cada proyecto que emprendemos con nuestros clientes culmine en un rotundo éxito.