¿Qué es n8n y para qué sirve? Guía completa 2026 para empezar desde cero
En los últimos años hemos visto el surgimiento de numerosas herramientas para la automatización de procesos. Muchas de se ofrecen como servicios online que podemos usar solo con registrarnos en un sitio web. Sin embargo, de un tiempo para aquí ha emergido una nueva alternativa que tiene una particularidad muy atractiva, que consiste en poder ejecutarse en tu propia infraestructura. Se trata de n8n, una herramienta moderna que nos ofrece mucha mayor control sobre los datos y la configuración de los flujos de trabajo. Si quieres aprender a usarla, en este post te la explicamos desde cero.
¿Qué es n8n y cómo funciona?
Vamos a comenzar describiendo la herramienta n8n, para quien todavía no la conozca. Se trata de un software que permite la automatización de flujos de trabajo. Podríamos decir que es una aplicación que puedes utilizar como alternativa a otras herramientas populares como Zapier o IFTTT. La principal diferencia es que se ofrece como software libre, por lo que la puedes instalar en tus propios servidores, manteniendo un mayor control sobre tus datos y los procesos.
Solo para aclararnos, n8n se en realidad ofrece bajo dos modalidades de funcionamiento. Por una parte se puede utilizar como un servicio en la nube, en cuyo caso no requiere instalación. La otra alternativa es utilizarlo de nuestra propia infraestructura, lo que se llama modalidad self-hosted. En este post vamos a referirnos de manera general a la modalidad de instalación en nuestro propia infraestructura.
Esta herramienta funciona mediante un sistema visual donde existen nodos que representan acciones, eventos o integraciones. Nosotros como usuarios podemos crear y configurar esos nodos y luego conectarlos entre sí para formar flujos de trabajo lógicos que se ejecutan de manera secuencial o condicional.
¿Para qué sirve n8n?
Con n8n podemos hacer automatización de todo tipo de tareas. Como herramienta nos ofrece una extrema versatilidad, pudiendo realizar muchos tipos de acciones, que combinadas nos pueden dar lugar a infinitas posibilidades.
Automatización de procesos empresariales
Si tienes procesos en tu día a día que te llevan un tiempo y son bastante mecánicos los puedes automatizar de una manera completamente personalizable por medio de flujos en n8n. Gracias a ello puedes agilizar muchos tipos de tareas, como gestión de incidencias, sincronización de sistemas, creación de informes y cualquier cosa que se pueda pasar por tu cabeza.
Integración entre aplicaciones y servicios online
También podemos utilizar n8n como una pasarela que nos permita integrar distintas aplicaciones entre sí, como CRM, ERP, tiendas online, etc.
Estas aplicaciones no tienen por qué tener una integración directa, tan solo un API o webhooks que ofrezcan un punto de comunicación desde fuera. Configurando n8n podemos usar flujos de automatización para que las aplicaciones puedan comunicarse entre ellas, facilitando procesos de todo tipo.
Automatización de tareas de marketing y ventas
Puedes usarla para comunicar herramientas de marketing y ventas, haciendo que respondan a eventos en tiempo real. Por ejemplo, podrías capturar leads y realizar un envío a un software de CRM, o hacer que desde tu CRM cuando cambian los estados de los clientes se registren a un software de email marketing.
Gestión de datos y sincronización entre plataformas
También resulta una herramienta muy poderosa para gestionar datos y sincronizar diversas plataformas con las que trabajamos en el día a día. Además, mediante n8n también podemos transformar, filtrar y enriquecer esos datos al enviarlos entre sistemas.
Casos de uso para desarrolladores y equipos técnicos
Aparte de todo lo anterior, n8n puede convertirse en una herramienta esencial para desarrolladores o equipos técnicos, descargando de tareas en áreas diversas como el despliegue de aplicaciones, copias de seguridad, integración de sistemas, etc.
Ventajas de usar n8n frente a otras herramientas de automatización
n8n es solo una de las muchas herramientas para la automatización de procesos que existen en el mercado pero el hecho de ser un software libre, instalable en nuestros propios servidores u ordenadores locales, hace que resulte ventajosa en muchos tipos de escenarios.
Control total de los datos y la infraestructura
Por ejemplo, si necesitamos un mayor control de los datos de las aplicaciones, n8n es una solución ideal, ya que los datos no van a transitar por ningún lugar que nosotros no controlemos. Esto puede ser importante sobre todo para empresas que tengan requisitos de privacidad o deban cumplir ciertas normativas.
Flexibilidad para crear flujos personalizados
Al tratarse de una herramienta abierta es posible utilizarla para un espectro mayor de tipos de automatización. Además nos ofrece la posibilidad de programar con código totalmente personalizable qué es lo que queremos que ocurra cuando se producen los flujos de automatización, pudiendo incorporar cualquier tipo de comportamiento que esté al alcance de nuestra imaginación.
Ahorro de costes frente a soluciones SaaS
n8n compite directamente con herramientas ofrecidas bajo el modelo SaaS como Zapier. Sin embargo, estas herramientas online suelen tener unos costes que a veces resultan elevados, dependiendo del tipo de tarea y su frecuencia.
Con n8n puedes reducir significativamente los costes mediante la modalidad self-hosted, ya que solamente tienes que pagar el servidor donde tienes alojada la aplicación. Esto es ideal sobre todo usas su la herramienta de manera intensiva, con un volumen elevado de ejecución de acciones, y también hará que le saques más partido sin preocuparte de los costes que puedan llegar a ocasionarte.
Escalabilidad para proyectos pequeños y grandes
Aunque donde vas a ver una reducción de costes más significativa es cuando utilices n8n de manera intensiva, no existe un motivo que te impida sacarle partido también para tareas menos complejas. Esto hace que la herramienta sea ideal para empresas de todos los tamaños.
Comunidad activa y constante evolución
También es destacable la comunidad de n8n, que publica constantemente soluciones que puedes usar para tu propio negocio, como nuevos nodos o conectores. Además, al tratarse de una herramienta muy popular puedes encontrar soluciones con bastante facilidad ante posibles problemas que puedas ir encontrando
n8n vs. otras herramientas de automatización
Solo para que sirva de referencia vamos a hacer una comparativa rápida con otras herramientas de automatización populares.
Diferencias entre n8n y Zapier
Zapier es una solución muy popular que se ofrece como servicio online. La ventaja principal de Zapier es que resulta muy sencillo empezar a trabajar con ella y ofrece soluciones ya listas para una gran cantidad de necesidades frecuentes.
Sin embargo, n8n va un poquito más allá al tratarse de una herramienta abierta, ya que con ella no tienes límites en cuanto a posibilidades. Si otros usuarios no han publicado soluciones específicas para tus necesidades las puedes construir tú para tu negocio. Además al tratarse de una herramienta auto alojada no tiene costes por el uso que hagas de ella, más que pagar las propias máquinas donde se va a ejecutar.
n8n vs. Make
Hay otra herramienta popular para automatizaciones que se llama Make. Básicamente tiene las mismas diferencias que hemos destacado para Zapier, ya que se trata de otro servicio SaaS (facilidad de configuración y rapidez de puesta en marcha). Por tanto, n8n sigue siendo más potente en lo que respecta a personalización y control de los datos y flujos, no existiendo precios elevados cuando tienes un volumen importante de uso.
¿Cómo empezar a usar n8n desde cero?
Ahora vamos a ver cómo comenzar a usar n8n desde cero, para que puedas incorporar este herramienta de automatización en el día a día de tu empresa. Vamos a ver el proceso paso a paso para la puesta en producción de un primer workflow.
1. Elegir dónde instalar n8n (local, VPS o cloud)
Como hemos dicho antes, n8n es una aplicación que tienes que instalar en algún ordenador, que haga de servidor. Por tanto podrías instalarlo perfectamente en cualquier ordenador de tu oficina o un servidor alojado en un proveedor.
Si lo instalas localmente puedes tener algunas limitaciones, por ejemplo ante posibles desconexiones del equipo, pero te puede servir para realizar algunas pruebas o iniciarte con esta herramienta. A largo plazo, la mejor opción para sacarle máximo partido puede ser instalarla en un servidor que esté constantemente encendido, ya sea VPS, dedicado o cloud.
2. Instalar n8n utilizando npm, Docker o script oficial
Para instalar n8n tienes varias posibilidades. La más rápida es usar npm, ya que resulta casi inmediato. Podemos instalarlo globalmente o bien como dependencia en otra aplicación NodeJS, lo que nos daría pie a utilizar el sistema para facilitar integraciones de automatización en otros sistemas. Sin embargo, esa opción no es la más habitual.
Si lo vas a usar en producción una opción mejor es usar Docker, ya que facilita actualizaciones, aislamiento y despliegues reproducibles. También existe un script oficial que puede ayudarte a desplegar n8n en servidores Linux fácilmente.
Las distintas alternativas de instalación junto con los detalles del proceso los puedes leer en la documentación de self-hosting de n8n.
Entre otras sugerencias que encontrarás en esta página te recomendamos echar un vistazo al starter kit de self-hosted, que te ofrece un punto de entrada más sencillo para comenzar. Consiste en una configuración ya lista de Docker con la definición de los contenedores en un archivo docker-compose.yml.
Simplemente tienes que clonar el repositorio y arrancar el proyecto con las instrucciones que aparecen en el README, que son un poco distintas dependiendo del sistema operativo que tengas. Por supuesto, tendrás que tener Docker instalado previamente. Si lo usas en tu ordenador local, la manera más sencilla es tener Docker Desktop.
3. Acceder al panel web de n8n por primera vez
Una vez instalado, la aplicación de n8n te permite configurar las automatizaciones mediante interfaz web.
Si has usado el starter kit la URL para acceder a la aplicación aparece en el propio terminal, según se arrancan los contenedores. Será algo como https://localhost:5678
4. Configurar credenciales y conexiones con otras herramientas
Para comenzar tendrás que crear un usuario administrador en el formulario de login que aparecerá en el navegador.
Hecho el paso anterior entrarás en el panel de control de n8n, desde donde dispones de todo el poder de la herramienta para empezar a trabajar.
5. Crear un workflow básico desde cero
Desde el panel de control puedes crear tu primer workflow. Aquí tendrías dos opciones, una es pulsar el botón Start from scratch y la otra es buscar en la página de templates. Vamos a empezar desde cero para mayor facilidad de comprensión.
Generalmente comenzarás por establecer un trigger, el disparador del proceso, para lo cual tienes varias opciones, como puedes ver en la siguiente imagen.
Lógicamente lo más sencillo para nuestro primer workflow es hacer un trigger manual, que activará el workflow con un click desde el panel de control.
Luego te preguntará qué es lo que tiene que ocurrir después. En este punto podrás poner uno o más nodos de acción que pueden ser cosas como leer información de diversas fuentes, transformarla, enviar datos, etc. Existen muchos tipos de acciones y posibles continuaciones del proceso, como puedes ver en la imagen que sigue:
Al final generalmente querrás acabar en algún tipo de salida que permita obtener un resultado observable, como un email de informe, un documento en una aplicación como Drive o Notion, una actualización en la base de datos, etc.
Tienes numerosas aplicaciones que puedes utilizar en Actions y en el proceso de añadirlas al workflow tendrás que configurar las credenciales. Si usas planes premium podrás configurarlas de manera externa, lo que te facilitará el trabajo, pero no es estrictamente necesario.
6. Probar y depurar el flujo de automatización
Ya solo nos queda probar el workflow para ver si ha funcionado como se esperaba. En este punto puedes ejecutar nodos paso a paso, inspeccionar datos de entrada y salida, etc. Con ello puedes detectar errores de lógica o formato que tendrás que corregir.
7. Activar el workflow y supervisar su ejecución
Finalmente el el workflow puede activarse para que se realice cada vez que el trigger lo active. Esto producirá las ejecuciones de manera automática, con lo que habrás creado tu primer proceso de automatización.
Buenas prácticas y consejos para trabajar con n8n
Ahora vamos a ver algunas buenas prácticas que puedes aplicar para mejorar la mantenibilidad, la seguridad y la escalabilidad de tus automatizaciones.
¿Cómo diseñar flujos eficientes y escalables?
Un workflow básico no necesita demasiada planificación. Sin embargo, cuando las cosas se van complicando es importante que estructures el trabajo antes de cubrirlo en un flujo de n8n.
Sugerencias útiles son dividir flujos grandes en workflows más pequeños, con lo que puedes conseguir bloques reutilizables, lo que te facilitará crear ciertas tareas con más rapidez en adelante.
Al crear los bloques usa nombres descriptivos, pero también los debes usar para nodos y conexiones.
Por último documenta todo tu trabajo, o por lo menos los puntos críticos del flujo, para consulta posterior en fases de mantenimiento.
Gestión de errores y logs en n8n
La aplicación de n8n permite manejar errores de forma explícita, creando por ejemplo ramas alternativas ante fallos. Puedes hacer cosas distintas cuando surgen los errores, como enviar notificaciones a una aplicación en concreto, emails, etc. Siempre es bueno usar este proceso, enviando un registro detallado de ejecuciones para estar consciente en los casos que los flujos no hayan podido realizarse correctamente.
Seguridad y protección de credenciales
En n8n manejarás probablemente multitud de servicios externos, como servicios de almacenamiento, documentos, aplicaciones con autenticación necesaria. Todos esos servicios requieren autenticación y como administrador necesitas mantener seguras todas las credenciales.
Para ello unas recomendaciones básicas consisten en no incrustar tokens o claves directamente en nodos, por ejemplo en el código o en cadenas de conexión visibles por terceros. En vez de ello puedes usar el sistema de credenciales de n8n que está protegido para mantener las claves seguras. Además los planes premium tienen posibilidad de usar un servicio de credenciales externos a tu aplicación, lo que puede estar bien para aumentar la seguridad y facilitar el mantenimiento de las aplicaciones, ya que las credenciales ni siquiera estarán en tu base de datos.
Adicionalmente, otras recomendaciones básicas consisten en trabajar siempre con HTTPS y limitar los accesos al panel con usuarios debidamente protegidos con claves seguras.
Mantenimiento y optimización de workflows
Los workflows se ejecutarán convenientemente durante un tiempo, pero es normal que evolucionen por diversos motivos y tengas que mantenerlos.
Revísalos periódicamente para estar seguro de que nada ha cambiado y elimina cualquier nodo que se haya quedado obsoleto. Además debes también monitorizar tiempos de ejecución y consumo de recursos para asegurarte que n8n está ejecutándose de manera limpia y fiable.
Desarrollador web, crea y mantiene los sitios web de Arsys. También idea herramientas internas que facilitan y mejoran los procesos. Es experto en desarrollo FrontEnd y en la optimización del rendimiento web, áreas en las que constantemente busca innovar para ofrecer la mejor experiencia online.