¿Qué es un stakeholder y cuáles son sus funciones principales?

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Los stakeholders juegan un papel esencial para la mejora de los procesos internos y los proyectos desarrollados en cualquier organización. En cualquier negocio o iniciativa, identificar y clasificar a los diferentes stakeholders, con el objetivo de realizar acciones dirigidas, puede marcar la diferencia.

Índice

¿Qué es un stakeholder?

En términos generales un stakeholder es toda persona o entidad interesada en las acciones, decisiones o resultados de una organización. Es un concepto bastante amplio, pues incluye cualquier colectivo que tenga intereses específicos en un proyecto y que, en su medida, pueda influir en el desarrollo de los mismos.

Podemos encontrar stakeholders internos, como empleados, directivos o accionistas, así como stakeholders externos, que serían clientes, proveedores y otras comunidades relacionadas con los proyectos de la empresa.

Si te dedicas al mundo del desarrollo de software es posible que hayas visto esta palabra aplicada en el contexto de gestión de proyectos con metodologías ágiles. En este ámbito. los stakeholders suelen ser usuarios, clientes, Product Owner, managers u otros roles interesados en el producto que se está desarrollando. Sin embargo, debes saber que este término no es un término exclusivo de las metodologías ágiles, sino que aplica a cualquier área de la gestión empresarial.

Tipos de stakeholders

Vamos a ver la clasificación de stakeholders comúnmente usada:

Stakeholders internos

Los stakeholders internos son aquellos que forman parte de la organización creadora del proyecto. Los colectivos que incluyen son bastante amplios, como empleados, gerentes, accionistas y equipos de trabajo. La relación de los stakeholders con los proyectos es directa y, por tanto, están implicados en la operativa y el desarrollo de la empresa y sus proyectos.

Stakeholders externos

Por otra parte tenemos los stakeholders externos, que son aquellos que se encuentran fuera de la organización No obstante, no son totalmente ajenos a ella, pues mantienen un vínculo importante, ya sea como clientes, proveedores, inversores externos, etc.

Adicionalmente, también se pueden considerar stakeholders externos a otros colectivos como medios de comunicación, comunidades locales y organismos reguladores.

Clasificación según nivel de interés y poder (mapa de stakeholders)

A la vista de la clasificación anterior, entre stakeholders internos y externos puede parecer que todo el mundo podría ser un stakeholder. En ese caso te podrías pregunta ¿qué sentido tiene hablar de stakeholders si tantos colectivos pueden serlo en mayor o menor medida?

Aquí hay que decir que lo importante de los stakeholders es clasificarlos según el grado de poder que tienen para influir en las organizaciones, así como su nivel de interés en los proyectos.

Esta clasificación es bastante relevante cuando se necesita priorizar la gestión de relaciones para lograr mayor efectividad y conseguir los objetivos que más interesan a los colectivos más relevantes para el proyecto o la empresa.

¿Qué papel desempeña un stakeholder en una organización?

En los siguientes puntos vamos a ver el papel que desempeña un stakeholder en una organización.

Influencia en la toma de decisiones y planificación

Generalmente los stakeholders influyen en la planificación de las empresas, siendo uno de los puntos importantes para marcar las estrategias. Ellos consiguen aportar perspectivas a tener en cuenta a la hora de tomar decisiones.

Apoyo en la ejecución de proyectos

También participan activamente en la implementación de los proyectos, ya sea como empleados, directivos o equipos de trabajo.

Participación en los objetivos y resultados del proyecto

Además de formar parte en la ejecución de un proyecto, un stakeholder también participa en la definición de los objetivos y por tanto también influye en los resultados de un proyecto.

Comunicación entre equipos y partes interesadas

Otro papel importante de los stakeholders es establecer y ayudarnos a reforzar la comunicación entre equipos y otros componentes de los proyectos.

¿Por qué es importante identificar a los stakeholders?

Es importante encontrar los stakeholders y también clasificarlos correctamente, ya que nos aportará muchos beneficios que vamos a resumir.

Mejora en la comunicación y la colaboración

Al identificar los stakeholders conseguimos mejorar la comunicación y con ello la cooperación en los proyectos.

Gestión de expectativas y riesgos

Identificar los stakeholders también es importante para entender qué expectativas debemos cumplir y qué riesgos podemos encontrar en los proyectos.

Aumento del compromiso y la transparencia

Al mejorar la comunicación y entender mejor las expectativas de los proyectos conseguimos mejorar el compromiso entre los stakeholders, así como la transparencia en sus relaciones.

Herramientas para el análisis de stakeholders

Para sacar partido a la identificación de los stakeholders tenemos que usar algunas prácticas y herramientas como las siguientes.

Matriz de poder e interés

Es un diagrama que está compuesto por 4 cuadrantes, en los que situamos los stakeholders según su poder e interés.  En los 4 cuadrantes tenemos los stakeholders:

  • Con alto poder e interés
  • Con alto poder pero bajo interés
  • Con bajo poder pero alto interés
  • Con bajo poder y bajo interés

La clasificación es gradual, por lo que cada colectivo puede estar más localizado en una área que en otra de poder e interés. Con este diagrama podemos clasificar a los stakeholders con el objetivo de priorizar la gestión, definiendo también cuál es el grado de compromiso y el trato que debemos tener con ellos.

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Análisis de expectativas

Este es un informe en el que se definen las expectativas de cada stakeholder de la organización, de modo que podamos analizar en qué medida esas expectativas son realistas o no, así como el estado de ellas.

Mapa de stakeholders

El mapa de stakeholders es un diagrama más abierto que la matriz de poder e interés y permite representar no solo a los stakeholders que vamos identificando y su grado de poder e implicación, sino otros factores como las relaciones y conexiones que hay entre ellos.

En el centro se colocan a los stakeholders más relevantes y en los alrededores a los stakeholders que tienen menos importancia, ya sea por tener menos poder o menor interés.  Además se colocan flechas u otros motivos gráficos que permitan conectarlos o unirlos en grupos.

Stakeholder Salience Model

En este modelo se analiza a los stakeholders según tres parámetros importantes: poder, legitimidad y urgencia. Esto nos permite identificar qué stakeholders son más relevantes en un momento dado, para priorizarlos convenientemente.

Técnicas de entrevistas y encuestas para recopilar información estratégica

Además de los diagramas anteriores dentro de las herramientas también debemos incluir las entrevistas o encuestas que nos permitan obtener información importante para guiar la marcha de los proyectos.

Con estos diálogos podemos conocer mejor los intereses, necesidades y expectativas de los stakeholders, de manera más profunda y detallada.

Buenas prácticas para gestionar stakeholders

Todo este trabajo de gestión de stakeholders garantiza que los esfuerzos estén dirigidos de una manera más precisa. Con ello generalmente conseguiremos aumentar las probabilidades de éxito de un proyecto. Para conseguirlo es importante aplicar algunas buenas prácticas de gestión de stakeholders que vamos a ver en los siguientes puntos.

Clasifica a los stakeholders según su nivel de influencia

Como hemos visto el concepto de stakeholders puede ser muy amplio. Por ello identificarlos cobra especial sentido cuando somos capaces de clasificarlos según el grado de poder o interés. De este modo podremos usar esos datos para priorizar los esfuerzos de comunicación y gestión.

Establece canales de comunicación claros y constantes

Los canales de comunicación deben ser fluidos y claros para asegurarnos de conocer y entender los objetivos y expectativas de los stakeholders. Podemos establecer reuniones periódicas, informes, boletines, o cualquier otro medio ya sea digital o físico.

Mantén la transparencia en la toma de decisiones

Es importante explicar de manera abierta cuáles son los criterios para la toma de decisiones, lo que ayuda a mejorar la transparencia y generar credibilidad, mitigando posibles situaciones de conflicto.

Adapta el mensaje a cada tipo de stakeholder

A la hora de comunicarnos con los stakeholders también debemos tener en cuenta su naturaleza, ya que no todos requieren que se les informe con el mismo nivel de detalle ni el mismo lenguaje.

Involucra a los stakeholders desde la fase inicial de cada proyecto

En los primeros pasos de los proyectos es importante detectar a los stakeholders para implicarlos desde el inicio. Esto ayuda para que todos tengan un mayor grado de compromiso, a la vez que facilita identificar riesgos y alinear expectativas.

Realiza evaluaciones periódicas del compromiso de los stakeholders

También es útil medir de manera periódica el nivel de interés y participación de cada grupo de stakeholders, de modo que podamos adelantarnos a posibles problemas y ajustar las estrategias en cada momento.

Utiliza feedback para ajustar estrategias y fortalecer relaciones

No olvides mantener una buena comunicación con los stakeholders, de modo que puedas conocer su opinión y luego aplicar mejoras. Todo ello demuestra apertura, refuerza la colaboración y ayuda a dirigir correctamente los objetivos de los proyectos.

Diferencia entre stakeholder y shareholder (accionista)

Ya para acabar queremos analizar y contraponer dos términos que a veces se confunden: stakeholders y shareholders.

Shareholder

Como shareholder nos referimos a un accionista. Es aquella persona o entidad que posee acciones de la empresa y que, por tanto, su principal interés es obtener beneficios de la empresa.

Stakeholder

El concepto de stakeholder es más amplio, como hemos podido ver a lo largo de este post, ya que incluye otros colectivos con distintos niveles de interés y poder dentro o fuera de la empresa.

Cómo interactúan y se complementan stakeholders y shareholders

Primero debemos entender que los shareholders son un colectivo que se englobaría dentro de los stakeholders. Sin embargo, los shareholders están más orientados a obtener beneficios financieros, a la vez que soportan también la marcha de las empresas, ya que son los que aportan el capital necesario para su funcionamiento.

La relación entre los shareholders y otros tipos de stakeholders es muy importante y nuestro papel como gestores es asegurarnos una buena interacción entre ellos, compensando intereses de ambas partes. Con esto queremos decir que, si solo se atiende a los accionistas, podría descuidarse la satisfacción de los clientes o la motivación de los empleados. Por otra parte, si se olvida a los shareholders, la empresa podría perder el respaldo financiero, lo que tampoco es deseable. Por tanto, lo importante es encontrar el equilibrio entre los intereses de ambas partes.

Alberto Blanch

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