Herramientas colaborativas de trabajo en la nube

El teletrabajo es toda una novedad para muchísimas personas que, durante este confinamiento debido a la pandemia por COVID-19, se han visto forzadas a permanecer en sus hogares manteniendo sus tareas y su trabajo habitual.

Para todos los trabajadores, autónomos y pymes que se han visto de repente abocados a trabajar en remoto, existen muchas dificultades que superar. La primera, muy común, es que el teletrabajo ha llegado de improviso. Esto significa que, en muchas ocasiones, los trabajadores se ven sin experiencia previa. Para facilitar la vida del nuevo trabajador en remoto están las múltiples herramientas de trabajo colaborativo existentes en el mercado. Hablamos de aplicaciones con las que será posible trabajar en equipo, enviar informes, recibir o intercambiar archivos, o programar reuniones desde unos pocos asistentes hasta varias decenas.

Son las herramientas colaborativas en la Nube que facilitan el teletrabajo a las empresas, basadas, en muchos casos, en servicios Cloud.

Microsoft 365, la solución ofimática en el Cloud

Microsoft 365 es un conjunto de herramientas ofimáticas con la que podemos crear, acceder y compartir documentos de Word, Excel, OneNote y PowerPoint, además de incluir otras muchas aplicaciones útiles para el día a día empresarial.

Es, por decirlo así, la versión Cloud de un paquete Office normal. Además, tendremos acceso a Office 365 desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet y que disponga de la aplicación OneDrive, para sincronizar nuestros archivos.

Las herramientas adicionales de que dispondremos con Microsoft 365 son el correo electrónico Exchange, mensajería instantánea, aplicaciones para videoconferencias, disponer de pantallas compartidas, almacenamiento en la nube, calendario y, en general, todas las aplicaciones Office y relacionadas.

El hecho de poder trabajar en documentos de forma compartida por varios usuarios es ideal en tiempos de teletrabajo, pero también lo es en el día a día natural de las empresas.

En Arsys ponemos a disposición de todas las empresas el paquete Microsoft 365 Empresa Básico, ideal para teletrabajo, gratis durante 30 días, y con las siguientes características:

  • Todos los programas de Microsoft Office Online: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote.
  • 1 TB de almacenamiento OneDrive (por usuario) y uso compartido de archivos.
  • Microsoft Teams (antiguo Skype Empresarial).
  • 50 GB de Correo Exchange (por usuario).

Puedes contratarlo sin compromiso aquí.

Aplicaciones para videoconferencia, seminarios y reuniones masivas

Si bien Microsoft Teams es una herramienta muy útil para hacer reuniones y videoconferencias con relativa facilidad, existen otras soluciones en el mercado que te puede interesar conocer si, por ejemplo, necesitas montar un webinar por primera vez. En ocasiones, ya sea para poner en marcha una formación masiva a todos los empleados, o para convocar un seminario online con ciertas capacidades, son necesarias otras aplicaciones más específicas pensadas para estos fines.

Hay muchas herramientas capaces de permitir este tipo de reuniones masivas, o de organizar seminarios y formación (por ejemplo, las herramientas de e-learning más conocidas), pero hay dos herramientas en particular que dan muy buen servicio: Zoom y WebinarJam. Sí, puede que hayas leído o escuchado que Zoom presenta ciertos problemas de privacidad o seguridad, pero la realidad es que, siguiendo ciertas precauciones básicas, se trata de una herramienta muy potente:

  • Zoom es una aplicación que ha visto crecer su uso de manera exponencial desde que comenzó el confinamiento. Sus ventajas: una muy alta calidad de vídeo para sesiones de videochat y webinars; tiene un plan gratuito que cubre reuniones de hasta 100 participantes, y diferentes niveles de pago que amplían las capacidades de la herramienta, como la opción Enterprise. Esta aplicación ofrece chat en grupo, grabación de reuniones, compartir la pantalla, pizarra virtual, integración con el calendario de Google, modo de transmisión en directo, y mucho más.
  • WebinarJam ofrece una calidad de vídeo inferior a Zoom, pero es más que suficiente para uso interno, o para organizar cursos online. De hecho, es una herramienta pensada para impartir formación a distancia y cuenta con numerosas características orientadas a ello, entre otras una integración completa con diferentes herramientas de marketing online y email marketing.

¿Puedo utilizar aplicaciones como WhatsApp o Telegram para teletrabajar?

Puede que surja la duda sobre si debemos utilizar aplicaciones específicas para el teletrabajo, o si podemos utilizar aquellas que, normalmente, utilizamos a modo personal. WhatsApp, Telegram o Hangouts son algunas de ellas.

Es cierto que, para un uso muy intensivo, con múltiples receptores o para compartir archivos, estas herramientas no son las más indicadas en cuanto a usabilidad. Para cosas más puntuales, como coordinar tareas en grupo de manera sencilla, funcionan muy bien.

Las opciones de privacidad difieren de unas a otras herramientas. Por ejemplo, WhatsApp ofrece cifrado extremo a extremo por defecto, mientras que en Telegram tan solo se consigue abriendo «chats secretos». Y Hangouts permite una integración inmediata con las herramientas de Google, entre ellas Google Drive.

La elección de la herramienta que mejor nos resuelva la vida en el teletrabajo depende mucho de la actividad, las tareas a realizar y el nivel de prestaciones requerido, puesto que no serán iguales las necesidades de un autónomo, una pyme o una gran empresa.