Alfresco… O cómo gestionar desde la Nube los documentos y procesos en las organizaciones

Alfresco es una solución de negocio que las organizaciones pueden usar para administrar documentos del día a día. Combina funcionalidades de ECM (Gestor de Contenido Empresarial) y BPM (Gestor de Procesos Empresariales) e incorpora numerosas características para ordenar los flujos de trabajo, asegurando que los documentos sean tratados dentro de los requisitos legales, pero sin restringir las opciones de colaboración.

Además, Alfresco es otra de las aplicaciones que  podemos instalar muy fácilmente en los Servidores Cloud. En sólo unos clics, desde el Panel de Control de Cloudbuilder Next.

¿Para quién es Alfresco?

Alfresco está dirigido a organizaciones que requieren un control exhaustivo de sus documentos y procesos de forma crítica, ya sea por la confidencialidad de los mismos, la necesidad de cubrir aspectos legales en cuanto a la seguridad o para permitir el acceso desde cualquier lugar de una manera ágil.

Como comentábamos anteriormente, es una combinación del software nos permite gestionar los documentos que la empresa usa en el día a día (un Gestor de Contenido Empresarial) y de la plataforma  que permite desarrollar operativas para la realización de procesos empresariales críticos (Gestor de Procesos Empresariales). Debido a sus avanzadas funcionalidades y los exigentes requisitos empresariales que cumple, así como los diferentes entornos en los que se puede usar, no resulta una solución fácil de gestionar y está más dirigida a la mediana y gran empresa que a la pequeña.

Principales características

Alfresco se distribuye bajo diversas fórmulas. Y entre ellas,  destaca la Community Edition, que básicamente es el software completo bajo licencia LGPL. En otras palabras, código libre que podemos instalar y modificar dentro de nuestro propio servidor.

Entre las principales características de Alfresco destacan:

  • Gestión de documentos, compatible con los sistemas operativos y sistemas de archivos más populares, así como diversos protocolos de acceso, lo que le permite operar en las más variadas circunstancias.
  • Sistema de control de versiones de los documentos, lo que asegura que se sepa en todo momento qué modificaciones se han aplicado a éstos y las personas que los han editado.
  • Gestión de recursos como registros, imágenes, formularios, etc.
  • Buscador de documentos integrado.
  • Servidores descentralizados, para asegurar escalabilidad y disponibilidad.
  • Multiidioma.
  • Integración estándar con muchas otras aplicaciones empresariales, como SAP, Office, Sharepoint, Google Docs e IBM Lotus.

Su ampliación se realiza por módulos, lo que permite instalar solamente aquellas funcionalidades que son necesarias para cada organización y ampliar o adaptar las existentes de una manera independiente.

Requisitos para instalar Alfresco

Debido a sus requisitos, la solución idónea para disponer de Alfresco es un entorno Cloud, que nos permitirá aumentar la capacidad a medida que se incrementen nuestras necesidades. Aunque es compatible oficialmente con Windows, lo mejor es optar por las distribuciones de Linux y Solaris, especialmente ésta última.

Al tratarse de un software realizado con Java, para la instalación se requiere de Java SE Development Kit (JDK) 7 o 8. Se ejecuta sobre un servidor Tomcat y con base de datos PostgreSQL y requiere de otras extensiones, como ImageMagick para tratamiento de imágenes, GhostScript para su previsualización. También utiliza LibreOffice para la transformación de documentos en PDF.

En definitiva, Alfresco se presenta como un software avanzado, capaz de cubrir los requisitos más exigentes de las empresas, facilitando la colaboración entre el personal y optimizando flujos de trabajo entre personas y departamentos.

alfrescoPodemos instalar muy fácilmente Alfresco en los Servidores Cloud de Arsys . Basta entrar al Panel de Control de Cloudbuilder Next y crear un nuevo Servidor Cloud desde Infraestructura>Servidor>Crear. Una vez seleccionado en Aplicaciones, en sólo unos minutos el Servidor Cloud tendrá Alfresco configurado y listo para su uso.

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