Se llama backup, respaldo de datos, copia de seguridad o copia de respaldo al proceso de copiar los datos originales de una organización en una ubicación segura. De esta manera, si se produce la pérdida de dichos datos originales será posible recuperarlos con facilidad. Esta tarea es crítica y debe realizarse con asiduidad, pero ¿qué consecuencias afrontamos si no hacemos backups periódicos? Te lo contamos a continuación.
No importa el tamaño de nuestra empresa, ni siquiera importa si somos una empresa o un único profesional autónomo. Tener un respaldo de datos es imprescindible porque éstos pueden desaparecer en un segundo, o menos. Un día encendemos nuestra máquina y observamos un fallo crítico que provoca, de manera irreversible, que hayamos perdido todo lo que teníamos almacenado.
La primera consecuencia es que esos datos perdidos jamás volverán. Es posible que podamos salvar algo de nuestros discos duros gracias a las herramientas de recuperación de datos dañados, pero ni son la solución ideal, ni es posible recuperarlo todo. Veamos qué otras consecuencias mucho más graves vamos a tener que afrontar.
Impacto directo en los beneficios y en el futuro del negocio
Una consecuencia grave es que, si perdemos los datos, vamos a dedicar tiempo y recursos en recuperarlos de una u otra manera, y esto afectará a nuestra producción, beneficios o incluso a la viabilidad futura de la empresa. En algunos casos, la pérdida de datos puede significar que perdemos, literalmente, a todos nuestros clientes.
Si perdemos todos los datos personales, de contacto, de historial de compras o contrataciones de nuestros clientes, el caos y las pérdidas económicas serán inevitables. Esto significa que perderemos todo el valor que con tanto esfuerzo hemos ido acumulando y tendremos que empezar de cero. Y eso se traduce en unas pérdidas incalculables que pueden llevar a la organización a la ruina.
En otros casos, podemos perder una parte de estos datos o documentos. Tendremos que recuperarlos de alguna manera, por ejemplo, contactando con nuestros clientes para obtener copias de documentos. Y esto nos lleva al siguiente punto.
Impacto en la reputación de la marca por falta de respaldo de datos
Si no realizamos copias de seguridad y ocurre algo que implique la pérdida irreversible de los datos, estaremos perdiendo reputación. Es una consecuencia directa y muy fácil de entender, puesto que si solicitamos a un cliente un documento, un dato, un desarrollo —por ejemplo, un contrato, sus datos personales o de su empresa, o cualquier contenido que hayamos hecho—, nuestra credibilidad se verá en entredicho.
Esos clientes que antes confiaban en nuestro buen hacer ahora tendrán sus reservas y empezarán a buscar proveedores alternativos, con mayores garantías de fiabilidad. Todo el trabajo realizado durante años se verá comprometido en poco tiempo.
Problemas legales con las normativas de protección de datos
Las normativas como el Reglamento General de Protección de Datos son cada vez más restrictivas ante una falta de respaldo. No solo hablamos de todas las obligaciones que deben cumplir las empresas que recogen y utilizan datos personales, sino de las obligaciones técnicas que se deben cumplir.
En caso de no tener un respaldo de datos regular y de acuerdo con los preceptos que se incluyen en el RGPD —y que ya estaban presentes en la LOPD— podemos meternos en líos no solo por cuestiones de sanciones económicas, sino que podemos ofrecer justificaciones más que probables para ser objeto de inspecciones más en profundidad.
Costes directos elevados de una falta de respaldo
Si antes hablábamos del perjuicio en cuanto a beneficios que podríamos afrontar, ahora nos centraremos en los costes directos asociados a la pérdida de los datos. En el caso más benévolo, ese en el que podemos recuperar los datos por completo, o parcialmente, el proceso para ello será costoso.
Esto tendrá un impacto directo en el negocio que habrá que sumar a la pérdida de capacidad productiva y a las probables multas y sanciones ya mencionadas. Por supuesto, nada nos garantiza que seamos capaces de volver al punto anterior al desastre. Las consecuencias para el negocio son impredecibles, pero como mínimo habrá una época de transición en la que trabajar mucho para recuperar el control de la situación, y seguir avanzando.
Falta de disponibilidad y accesibilidad a los datos
Si no se realizan backups periódicos podemos enfrentarnos a situaciones de indisponibilidad o de falta de accesibilidad a nuestros propios datos. Disponer de respaldo en la Nube, por ejemplo, nos permite estar en cualquier lugar y acceder a los datos en cuestión de segundos, siempre que dispongamos de conexión a Internet.
Lo contrario significa que estaremos a merced de la disponibilidad de otro colaborador que nos facilite los datos a través de un email, por ejemplo, con la consecuente ineficiencia y perjuicio para todos.
Conclusiones: por qué no hacer backup es mortal para una empresa
Perder los datos que tanto trabajo nos ha costado reunir a lo largo de años de trabajo es una de las peores cosas que le puede suceder a una organización. Esa pérdida supondrá un enorme paso atrás en todos los aspectos: desde el económico —por la pérdida de beneficios, de tiempo de desarrollo, por las multas y sanciones a las que nos exponemos y por los costes directos asociados— hasta el de la reputación.
Una falta de respaldo es el equivalente a poner el futuro de la empresa en la cuerda floja. Cualquier incidente, un ciberataque, un incendio en nuestras instalaciones… implicará la pérdida irremediable de los datos y, casi con certeza, del negocio. Por eso es vital contar con los mecanismos necesarios para cumplir con la normativa y hacer backups periódicos, ya sea físicamente o confiando en un proveedor de servicios en la Nube con la capacidad de facilitarnos la vida en estas tareas.
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