WordPress es un CMS pensado inicialmente para crear un blog, pero que podemos usar para casi cualquier cosa que se nos ocurra. En esta ocasión, vamos a ver cómo podemos convertir nuestro WordPress en una intranet corporativa o incluso en una extranet abierta a usuarios de cualquier lugar del mundo (con acceso protegido por usuario y contraseña), de modo que podamos publicar información de manera privada dentro del sitio.
Gracias a los plugins de WordPress y a su arquitectura fácil de extender, seremos capaces de transformar nuestra página web en aquello que mejor se adapte a nuestras necesidades.
¿Qué es una intranet?
Una intranet es una red privada diseñada exclusivamente para la colaboración interna dentro de una organización, lo que permite que los miembros de un equipo puedan compartir información y/o documentos de manera segura. También ayuda a fomentar la comunicación y a centralizar todos los recursos de un departamento.
Sus usos pueden ser variados, aunque siempre focalizados en la utilidad para los empleados: intercambiar conocimiento relativo al negocio, eventos y agenda, o servir de canal de comunicación.
¿Y en qué consiste una intranet en WordPress? Es básicamente la configuración de una intranet dentro del CSM. Al ofrecerse mediante los mismos protocolos que los servicios de Internet, el soporte más común es un sitio web y el tipo de servicios que se disponen hacen que WordPress sea una herramienta ideal, siempre que se complemente con una serie de plugins (en los que profundizaremos más adelante).
Intranet vs Extranet: ¿en qué se diferencian?
La principal diferencia entre ambas es que la intranet es un espacio privado destinado exclusivamente a la colaboración interna dentro de una organización, mientras que la extranet se extiende a usuarios externos autorizados, como clientes o proveedores, permitiendo una colaboración selectiva, generalmente de forma autenticada.
Así, la intranet se centra en información interna y confidencial y, por su parte, la extranet facilita la colaboración externa y compartición de datos específicos.
¿Cuáles son las ventajas de usar una intranet?
Los beneficios que puede ofrecer el uso de una intranet (o extranet) dependen de las necesidades y deseos de cada empresa. Algunas de las ventajas más comunes son:
- Comunicaciones entre empleados. Una de sus principales funciones es ofrecer un canal de comunicación, donde además podamos conocer y descubrir compañeros de trabajo.
- Calendario de actividades y eventos. La intranet también debe ser un soporte donde la empresa ponga en conocimiento sus propias actividades, como formaciones, festividades, encuentros, campañas, etc.
- Compartir documentos y archivos en general. Ofrecer espacio centralizado donde encontrar aquellos recursos de utilidad para la actividad.
- Base de conocimiento. Sería excelente disponer de una wiki, donde puedan crearse entradas, editables por cualquier persona, como espacio donde se puedan despejar dudas habituales.
- Sistemas de gestión del aprendizaje. La intranet puede ofrecer un área donde disponer contenido para la formación de los empleados y mantener un seguimiento del aprovechamiento de los cursos desplegados
- Gestión de proyectos. Para mantener tareas asociadas a los proyectos, asignar prioridades y encargados de realizarla, etc.
Todos estos servicios se deben ofrecer bajo un sistema de acceso autenticado de usuario y contraseña, una medida de privacidad y seguridad que también podemos reforzar cuando resulten solamente accesibles exclusivamente desde redes locales. Así, por ejemplo, se podría ofrecer un usuario para que los clientes puedan consultar sus propias facturas, acompañar la marcha de sus proyectos o solicitar las vacaciones.
Plugins para crear y configurar una intranet en WordPress
Existen muchos complementos que nos pueden servir directamente o indirectamente para cubrir los objetivos anteriores, y muchos otros. Algunos de los más recomendables serían:
BuddyPress
BuddyPress es un plugin que nos permite crear comunidades online donde los usuarios pueden interactuar de diversas maneras y donde existe una inmensa cantidad de servicios integrables por medio de plugins adicionales. BuddyPress es enorme pero tiene la particularidad de que se pueden seleccionar las funciones que se desean incorporar en el sitio web, de modo que podemos conseguir que el servicio se adapte a lo que verdaderamente necesita nuestra empresa. Entre sus cientos de funcionalidades, permite la gestión de archivos para descarga por parte de los usuarios.
Simple Intranet
Parecido a BuddyPress, Simple Intranet concentra una serie de plugins orientados para corporaciones y las intranets: directorio de empleados, eventos y calendario, avisos de vacaciones o ausencia de empleados, organigramas por departamentos, wiki, etc.
All in one intranet
All in one intranet está centrado en la privacidad, este plugin nos ofrece un conjunto de complementos para definir de una manera más precisa quiénes pueden acceder al sitio y bajo qué condiciones, ofreciendo nuevas opciones de seguridad para WordPress.
MemberPress
Es un plugin pensado para restringir el acceso a diversas partes de un sitio web con WordPress, en torno a diversos criterios que podemos configurar de manera muy precisa.
LearnDash
Es un sistema de administración del aprendizaje LMS, que permite acceder a los diferentes materiales de formación y acompañar a los empleados en su evolución.
Plugins para compartir archivos en una intranet de WordPress
Aunque un usuario con conocimientos podría implementar esta funcionalidad, como siempre, encontraremos plugins para conseguir realizar el trabajo sin necesidad de programación. No obstante, sí que es verdad que los mejores plugins para resolver esta tarea son de pago, o bien requieren una inversión para desbloquear las características más interesantes.
Aquí también podríamos recomendar BuddyPress, que sirve para muchos tipos de necesidades. En realidad este plugin está orientado a la creación de la red social, en la que los usuarios pueden compartir todo tipo de información, entre otros archivos. Sin embargo, las opciones de organización de los archivos para descarga es muy elemental.
bbPress
bbPress es un sistema de foros de discusión en WordPress, sencillos de usar pero con cantidad de funcionalidades para el control del contenido. Es parecido a BuddyPress, pero exclusivamente orientado a foros de discusión, por lo que puede ser una buena opción si realmente lo que deseamos es proporcionar a nuestros usuarios este tipo de experiencia de uso.
Se pueden crear hilos de discusión con diferentes grados de visibilidad: público, privado y oculto. Por supuesto se pueden compartir ficheros para descarga, de modo que conseguiríamos nuestro objetivo de crear repositorios de archivos protegidos por clave.
Download Manager
Download Manager nos ofrece específicamente un sistema de administración de descargas bajo WordPress, por lo que estaría completamente adaptado a nuestras necesidades de creación de un repositorio de ficheros dentro de un sitio WordPress. Obviamente, una de sus funcionalidades más representativas es la protección de los archivos bajo clave de acceso. Esta parte, la protección por clave, está entre sus funcionalidades gratuitas, aunque para obtener otras series de características más avanzadas del plugin es necesario comprar una licencia.
Download Monitor
Download Monitor está orientado a la gestión de downloads de una manera simplificada. Permite categorizarlos, añadir múltiples versiones, mostrar los botones de descarga dentro de los posts y, por supuesto, limitar las descargas a los usuarios registrados del sitio WordPress.
La ventaja de este plugin es que es completamente ‘open source‘, por lo que dispondremos de la versión con funcionalidad completa de manera gratuita.
WP File Download
WP File Download es otra alternativa poderosa para la administración de archivos para descarga en sitios WordPress. Tiene un control minucioso de la visibilidad de los materiales publicados, con lo que podemos publicar archivos protegidos con varios niveles de acceso. Sin embargo, el plugin es de pago y solo se proporciona un demo para descarga.
SP Project & Document Manager
Entre sus funcionalidades básicas cuenta con la posibilidad de que los usuarios hagan el upload de ficheros que quieren ofrecer. Hay que tener en cuenta que la administración de archivos necesita realizarse por usuarios administradores.
La versión premium de SP Project & Document Manager la podemos adquirir por 75 dólares y aporta características adicionales como: la creación de grupos para que puedan compartir archivos entre ellos, mayores opciones de categorización, guardar archivos como borrador, limitar los tipos de archivos, crear thumbnails… Incluso hay add-ons extra que, mediante pagos adicionales, permite realizar funciones como traer archivos desde Dropbox o Drive.
CM Download Manager
CM Download Manager es otra de las opciones más interesantes que encontramos para la administración de archivos a modo de Intranet. La versión básica nos permite administrar downloads y categorizarlos solamente por los administradores, por lo que será necesaria la opción de pago (que comienza en 39 dólares), para que los propios usuarios puedan gestionar las descargas, organizarse en grupos, proteger las claves de las descargas y otras cuestiones fundamentales. También ofrecen la posibilidad de vender archivos si existiese esa necesidad.
Conclusiones sobre crear una intranet en WordPress
El ecosistema de WordPress es enorme y basta con buscar «intranet» en su sección de plugins para encontrar muchos otros complementos que te podrán servir para modificar y expandir las funcionalidades de este gestor de contenidos hasta convertirlo en una intranet (o extranet) perfecta para cualquier empresa.
Es crucial recordar que la base de crear una página web radica en la elección adecuada de un dominio y un hosting web. Al seleccionar un dominio personalizado y un hosting confiable, no sólo garantizas la estabilidad para el desarrollo de tu intranet, sino también una experiencia más fluida y segura para sus usuarios.