Guía básica de Office 365

1. Office 365, mucho más que correo

Ahora que ya tienes contratado tu Office 365, es el momento de empezar a gestionar todas las licencias de Office 365: Exchange Online, Office 365 Business Essentials y Office 365 Business Premium. No esperes más y accede a tu servicio siguiendo los pasos detallados a continuación:

  1. Entra en tu Área de Cliente indicando tu email y contraseña.
  2. Una vez dentro, en el menú lateral izquierdo podrás ver el listado de los productos que tienes contratados. Busca la línea correspondiente a Office 365, dentro de la familia Hosting, y pulsa sobre ella.
  3. En la ventana principal aparecerán tres accesos.
    • Panel de Control. Desde el Panel de control gestionar las cuentas de Office en base a las licencias contratadas.
    • Gestión Administrativa. Te permitirá contratar nuevas licencias, modificar la periodicidad de pago, etc.
    • Acceso al panel de Microsoft. Es un acceso directo al panel de Microsoft. Accede a tu cuenta con las credenciales de los usuarios creados.

2. Panel de Control Office 365

Desde el Panel de Control, puedes gestionar las cuentas de tu Office 365.

Ilustración 1 – Página inicial del panel de control con el dominio asociado y verificado.

Lo primero que tienes que hacer para comenzar a utilizar tu servicio de Office 365 es finalizar la configuración del mismo. Una vez configurado, ya puedes crear las cuentas de Office 365 que consideres y empezar a trabajar con el servicio.

Ilustración 2 – Debes asociar un dominio para configurar Office 365.

Para configurar Office 365 debes:

  • Asociar el servicio a un dominio. Elige un dominio que te pertenezca. Una vez verificado que el dominio es tuyo, podrás crear los buzones de correo para el mismo. Nota: Para utilizar el servicio de Office 365 en Arsys, el dominio no puede estar previamente asociado en Microsoft. Si ya está asociado, te mostrará un error y deberás desasociarlo desde tu cuenta de Microsoft.
  • Verificar que el dominio es tuyo y tienes control sobre el mismo. Para verificar que puedes gestionar el dominio, será necesario realizar modificaciones en las entradas DNS para realizar la comprobación y redirigir los distintos servicios de Office 365: correo, mensajería instantánea, etc. No te preocupes, si el dominio lo gestiona Arsys y está en tu ficha de cliente, esta verificación es automática y transparente: no tienes que hacer nada.

Una vez tienes el dominio asociado y verificado, puedes crear los usuarios y asignarlos a las licencias que tienes contratadas.

Ilustración 3 – Creación de un usuario nuevo.

Para crear un usuario debes:

  • Indicar el buzón para el dominio asociado.
  • Indicar el nombre y apellidos del usuario.
  • Elegir el tipo de licencia para el usuario entre las disponibles: Exchange Online, O365 Essentials y O365 Premium. Si no hay licencias disponibles, puedes contratar nuevas desde la Gestión Administrativa.
  • Asignar la contraseña para el acceso al panel de Microsoft.

Una vez el usuario esté creado, te aparecerá en el listado de cuentas:

Ilustración 4 – Cuentas disponibles de Office 365.

En una cuenta ya creada, puedes realizar las siguientes operaciones:

  • Acceder al panel de Microsoft para gestionar tu cuenta de Office 365 con los permisos asociados a cada tipo de licencia.
  • Modificar los datos de una cuenta, excepto el usuario. Podrás cambiar los datos de la cuenta creada (nombre, apellidos y contraseña) así como realizar un cambio de licencia siempre que haya licencias disponibles.
  • Cambiar la contraseña de la cuenta. Si se te ha olvidado la contraseña de una cuenta, puedes asignar una nueva con facilidad.
  • Eliminar una cuenta. Al hacerlo se libera la licencia asociada a esa cuenta y puedes utilizarla en una nueva. Al eliminar la cuenta se perderá todo el contenido del buzón asociado.

3. Gestión Administrativa

Desde la Gestión Administrativa de Office 365 puedes:

  • Ver el número de licencias de Office 365 de cada tipo que tienes contratadas.
  • Contratar nuevas licencias.
  • Dar de baja licencias de Office 365, siempre que no estén siendo utilizadas.
  • Modificar la periodicidad del producto.
  • Dar de baja el producto con todas las licencias contratadas.

Para contratar o reducir el número de licencias de cada tipo de tu servicio Office 365, solo tienes que indicar las licencias que necesitas en el formulario. Si has reducido el número de licencias y están en uso, se mostrará un aviso indicándolo.

Ilustración 5 – Gestión Administrativa de Office 365.

4. Si ya tienes correo con nosotros

Si ya dispones de un plan de correo con nosotros y has contratado un servicio de Office 365 para el dominio, deberás crear los mismos buzones en O365 para no perder ningún correo. Durante el proceso de cambio, los correos se recibirán en el sistema antiguo o en los buzones recién creados en Office 365, dependiendo de lo que tarde la propagación de la información de configuración.

Los correos, contactos, etc. que tenías en tu sistema de correo actual, no se migran al crear los buzones en Office 365, pero no perderás esa información que seguirá estando disponible en modo solo lectura. Todos los emails y la información de las cuentas de correo previos al cambio a Office 365, se mantendrán en el anterior sistema de correo. El antiguo sistema de correo servirá de copia de seguridad de lo que tenías antes del cambio a Office 365. Eso sí, si borras correos o un buzón entero, esa información desaparecerá y no podrás recuperarla.