Buenas y malas prácticas para enviar correos masivos

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Hoy en día, nuestros buzones de correo están llenos de emails con información comercial, ofertas de todo tipo, boletines de noticias, listas o estamos suscritos a nuestros feeds o blogs favoritos. ¿Qué ocurre cuando quieres dejar de recibir algunos de esos correos electrónicos? Lo más probable es que los marques como spam, ¿verdad?

La cuestión cambia cuando eres tú al que le interesa enviar un email comercial a tu base de suscriptores. Es probable que muchos de ellos utilicen cuentas gratuitas de correo (Gmail, Hotmail/Outlook o Yahoo!) y hayan marcado tus emails como correo no deseado, aunque tú no envíes spam. Te preguntarás: ¿puede repercutir esto negativamente en mis próximos envíos?, ¿puedo hacer algo para evitarlo teniendo en cuenta que las cuentas gratuitas suponen un volumen importante de mis usuarios?

En este artículo queremos proporcionarte algunas recomendaciones o buenas prácticas que si aplicas podrían conseguir que tus correos electrónicos lleguen al mayor número de personas interesadas:

  1. Evita el uso de copia oculta (o CCO) y envía un email por destinatario

A primera vista, puede parecer que poner en copia oculta a todos los destinatarios de tus emails tiene ventajas. Por un lado, te permite ahorrar tiempo y, por otro, evitas que cada destinatario pueda ver las direcciones del resto, lo que supondría problemas de privacidad, RGPD, etc. Sin embargo, esta práctica es de las peor vistas por los usuarios y de las que más invitan a marcar tus correos como spam. Además, los proveedores gratuitos pueden penalizar tus envíos por ello. También es una práctica muy usada en envíos de spam, phishing y similares.

Lo que deberías hacer es enviar un email por destinatario. Puede que implique un trabajo extra pero los resultados que obtengas merecerán la pena. Esta técnica te permitirá personalizar la información para cada destinatario por lo que será más difícil que te consideren como spam. Además, mejorarás la percepción que tienen tus usuarios.

  1. Cuida al máximo la calidad del contenido

Sí, la calidad del contenido ayuda a mejorar la percepción del usuario final. Más allá de aspectos técnicos (el formato HTML, incluir el contenido para clientes que sólo soporten texto plano, cumplir ciertos estándares…), lo básico que deberías tener en cuente es lo siguiente:

  • Formato. Evita abusar de MAYÚSCULAS (EQUIVALE A GRITAR), colores llamativos, negrita o tamaños de letra muy grandes.
  • Enlaces. Es recomendable evitar correos muy extensos. Es preferibles que cuentes lo más importante en tu email y enlaces a tu web para ampliar información. Cuando incluyas enlaces, evita usar acortadores de URL ya que es una práctica habitual de las campañas de phishing.
  • Diseño corporativo. Si tu email tiene un estilo similar al de tu web (colores, tipo de letra, logotipo…), a tus destinarios les será más fácil asociar este envío con tu marca.
  1. Mantén la lista de suscriptores actualizada

Este es uno de los puntos más importantes ya que si no lo cumples te expones a que tus envíos sean marcados como spam. Sin ahondar demasiado en términos legales, debes conocer que necesitas la autorización expresa de cada uno de tus destinatarios para poder enviarles publicidad de cualquier tipo.

Por tanto, debes evitar utilizar para tus envíos listas de usuarios obtenidas por medios poco fiables o a través de terceros. También es una buena práctica confirmar la existencia del usuario antes de añadirlo a tus listas.

Un problema muy habitual es tener Spamtraps (o cuentas trampa) en nuestra lista. Estas cuentas son usadas para detectar correo no deseado en Internet ya no se usan para registrarse en ningún sitio. Si envías cualquier tipo de correo masivo a estas cuentas lo más probable es que te identifiquen como spam.

  1. Facilita al usuario final (y a los proveedores gratuitos) la baja de tu lista

Igual de importante que tener la autorización de tus destinarios para enviarles publicidad, lo es permitirles darse de baja de forma sencilla. El motivo principal vuelve a ser de nuevo legal.

Automatizar esta acción puede ser bastante sencillo. ¿Alguna vez has observado que en Gmail, Hotmail o Yahoo! aparece un enlace externo al propio email con un texto similar a «Cancelar suscripción»? La diferencia entre que el usuario marque tus emails como spam (con su consiguiente penalización para tu negocio) o pulse esta opción depende de que añadas un par de líneas a tus emails.

  • Añade la cabecera List-Unsubscribe. Para obtener más información puedes consultar la documentación oficial: https://www.ietf.org/rfc/rfc2369.txt, concretamente en el punto 3.2.

Un ejemplo completo y soportado por los proveedores gratuitos podría ser:

«List-Unsubscribe: <mailto: bajaboletin@midominio.tld?subject=Baja>, <https://midominio.tld/bajaboletin.php>»

  • Añade un enlace de baja en el cuerpo del mensaje, preferiblemente en la parte superior de tu email. No trates de ocultarlo y evita la típica coletilla «Si deseas darte de baja envía un email con el asunto BAJA a la dirección…». Este proceso debe ser automático, prácticamente con un único clic del usuario.
  1. Espacia tus envíos

Para que tus comunicaciones tengas éxito es importante que establezcas un ratio de envío. Te recomendamos que espacies tus envíos para evitar bloqueos por volumen y segmentes. La idea es que no envíes varios miles de emails a cuentas, por ejemplo de Hotmail, en 1 hora. Un buen punto de inicio podría ser no superar los 1.000 envíos por hora, tratando de evitar que todos sean del mismo proveedor.

  1. Estudia las políticas de los proveedores de correo gratuitos

Te recomendamos leer detenidamente las políticas de cada proveedor para optimizar tus esfuerzos de campaña:

En general el envío de publicidad, boletines, noticias, etc. requiere de un esfuerzo constante. Debes ser consciente de las repercusiones de enviar información por email si no sigues estas recomendaciones: tienes muchas posibilidades de que tu correo electrónico sea catalogado como spam.